Implementar um novo sistema de comércio exterior não é tarefa fácil. Estamos falando de uma plataforma de comex completa com diversas funcionalidades para uma área que é repleta de burocracias, regulamentações e especificidades que precisam ser consideradas no momento da implantação.
Assim, para garantir sucesso ao implementar uma plataforma comex, é fundamental que a empresa esteja bem preparada. Isso envolve entender e ajustar os processos existentes para assegurar uma transição tranquila. Ao fazer isso, você garante que o novo sistema se integre de forma eficiente e otimize as operações, trazendo todos os benefícios esperados da ferramenta.
Neste artigo, apresentamos orientações essenciais para quem está prestes a implantar uma plataforma de comex. Continue lendo e saiba como fazer essa mudança de forma simples e eficaz!
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O que é um sistema de comércio exterior
Uma plataforma de comex é uma ferramenta primordial na vida de todo analista de comércio exterior. Com a ajuda de um software específico as operações de comex acontecem de maneira inteligente e ágil, reduzindo custos e otimizando as receitas.
Não é novidade quando dizemos: o comércio exterior é uma área de alta complexidade, dinamismo e burocracia. Conseguir controlar todos os processos e acompanhar as mudanças na legislação é um grande desafio.
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Nesse sentido, uma plataforma de comex surge para facilitar a vida de profissionais que atuam nessa área, com funções como:
- Segurança da informação: em registros manuais e no papel, informações são constantemente perdidas e desatualizadas, enquanto um software permite manter tudo seguro, com backups atualizados, e controle total do acesso na plataforma;
- Inteligência de negócios: uma plataforma de comex é capaz de oferecer dados analíticos sobre sua operação em tempo real, permitindo tomada de decisões rápidas e assertivas;
- Integração dos departamentos: com um sistema para a gestão de comércio exterior os dados são centralizados agilizando o compartilhamento de informações;
- Automatização de processos: o número de tarefas repetitivas e manuais diminuem ao utilizar o poder da automação, liberando sua equipe para focar em tarefas mais importantes e estratégicas;
- Gestão do ciclo de vida dos documentos: acompanhe em tempo real as atividades, atualize informações automaticamente, tenha visibilidade das versões dos documentos e mantenha suas informações seguras;
- Comunicação interna e externa: reduz os bloqueios de informação ao facilitar a comunicação interna e externa através da integração entre sistemas e aplicações.
Vantagens de implantar um software de Comércio Exterior
Os principais benefícios do software de Comércio Exterior incluem:
- Redução dos erros;
- Comunicação interna e externa mais ágil e assertiva;
- Gestão de documentos descomplicada;
- Aumento de produtividade;
- Automação de processos, permitindo sua equipe focar em tarefas mais importantes;
- Acompanhamento de status de cada processo em tempo real;
- Eliminação dos bloqueios de informações que retardam ou travam o andamento dos projetos;
- Melhor gestão de riscos;
- Aumenta o nível de transparência, permitindo tomada de decisões melhores e rápidas.
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Como se preparar para a integração de uma plataforma de comex?
Em geral, é necessário um bom preparo da gestão da sua empresa de comércio exterior para receber uma plataforma de comex.
Isso porque nenhuma tecnologia de comex faz milagres. Isto é, um sistema não corrige processos, apenas dá a ferramenta para executá-los de forma ágil e automatizada. Se os processos não estão bem-organizados e definidos, então, o sistema também não estará bem configurado. Além disso, é preciso ter um cuidado ao integrar o software aos processos já existentes na empresa.
Assim, seguir essas dicas pode garantir que o sistema de comércio exterior seja implementado adequadamente:
Mapeie e documente os processos da sua empresa
Antes mesmo de considerar a aquisição de uma plataforma de comex, é essencial ter um entendimento aprofundado da operação da sua empresa.
Porém, esse conhecimento não pode estar apenas na cabeça dos gestores e funcionários. Ou seja, os processos e seus requisitos precisam ser documentados.
Dessa maneira, será possível identificar potenciais pontos de gargalos, oportunidades de automações e ter uma visão clara de quais funções o sistema a ser adquirido precisa ter.
Tenha um cronograma claro para implantação do sistema de Comércio Exterior
O cronograma deve levar em consideração a continuidade da operação. Assim, pode fazer sentido implementar em fases a plataforma de comex, de modo que as atividades da empresa não sofram uma ruptura repentina que gere mais problemas do que soluções.
Ter um cronograma definido ajudará a guiar os esforços da equipe de implantação do software. Bem como ajudará suas equipes a se preparem.
Elabore um plano de implantação
Um plano de implantação eficaz deve mapear claramente as demandas da empresa e identificar as áreas e processos que serão impactados pela nova ferramenta. Este plano é, essencialmente, consolidação das dicas anteriores, consolidadas em um documento organizado e de fácil compreensão.
Ele servirá como um guia de referência, com esse documento em mãos, fica mais fácil organizar tudo e garantir que a implementação do sistema escolhido ocorra sem problemas.
Não deixe de lado o treinamento e capacitação dos funcionários
A implementação de um software de comércio exterior é vital para otimizar processos e garantir compliance nas operações de uma empresa. O treinamento adequado da equipe é crucial para maximizar o retorno desse investimento.
Ao capacitar os colaboradores a utilizar o software eficientemente se reduz erros, acelera a adaptação a novos processos, aumenta a produtividade e melhora o atendimento ao cliente. Em resumo, sem a devida capacitação, a empresa pode não colher todos os benefícios possíveis dessa ferramenta.
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É importante ressaltar que muitas empresas subestimam a importância do treinamento na tentativa de cortar custos. Entretanto, a capacitação adequada dos usuários, tanto em relação à ferramenta quanto aos processos envolvidos, é essencial para o sucesso da implementação.
Para garantir que sua empresa não cometa esse erro, opte por uma plataforma de comércio exterior comprometida com o suporte e a capacitação de sua equipe.
Por exemplo, com o Conexos Cloud, sua equipe tem acesso ao EAD Conexos. Uma plataforma robusta que, além de outras ferramentas, disponibiliza materiais complementares e avaliações de nivelamento.
Cada curso que oferecemos inclui exames certificadores, permitindo monitorar o progresso da sua equipe. Com base nesses resultados, é possível agendar revisões com nossos consultores, assegurando que sua equipe alcance o melhor desempenho.
Escolha um software que atenda seus requisitos
Por fim, com toda a documentação dos processos e dos requisitos da plataforma de comex será mais fácil encontrar a solução ideal para a sua operação.
O Conexos Cloud, por exemplo é a solução mais completa do mercado, capaz de agilizar as operações de importação e exportação da sua empresa de ponta a ponta. Assim, sua empresa conta com um software que se encaixa perfeitamente em suas necessidades e é totalmente integrado.
Além disso, o Conexos Cloud é automatizado por robôs, gerando maiores economias e ganhos de produtividade.
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Conclusão
Em suma, a decisão de adotar um sistema de comércio exterior é um passo crucial e transformador para qualquer empresa na área de Comex. Esta ferramenta, se escolhida e implementada corretamente, pode otimizar processos, reduzir custos, e garantir conformidade nas operações.
A chave para o sucesso é preparação, desde o mapeamento dos processos da sua empresa de comércio exterior até a capacitação da equipe. Além disso, escolher uma solução, como o Conexos Cloud, que se compromete com o suporte e a capacitação da sua equipe pode ser a diferença entre uma adoção bem-sucedida e uma transição problemática.
Se preparar adequadamente é essencial para garantir que essa tecnologia de comex seja plenamente aproveitada, e que realmente impulsionará suas operações de comércio exterior!
