Um dos problemas do ambiente empresarial, é o espaço para alocação das documentações utilizadas nas empresas, e o custo financeiro que esses impressos podem gerar. Felizmente, hoje existe uma solução tecnológica que pode te ajudar a resolver este problema: o GED ou Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
Entenda as vantagens que ele traz para as empresas que o aderem!
O que é Gerenciamento Eletrônico de Documentos?
Basicamente, o GED é o software composto por um conjunto de tecnologias desenvolvidas para facilitar e otimizar o processo de administração de documentos no meio digital. Atualmente temos empresas especializadas no gerenciamento eletrônico de documentos (GED). Essas empresas transformam a documentação que está no papel em documentos eletrônico, além de garantir sua integridade.
No entanto, o GED pode ser integrado ao próprio sistema já utilizado por sua empresa, permitindo gerenciamento interno da documentação de forma eletrônica sem a necessidade de contratação de um novo serviço.
Ter seu próprio GED integrado dentro de sua organização não só permite economia financeira como também ganho de tempo na tomada de decisão, pois ao visualizar o processo desenvolvido como um todo você poderá acessar diretamente o documento eletrônico, sem interferência de terceiros.
Vantagens que o GED garante para seu negócio
- Rápido acesso aos registros: basta que você tenha o acesso e permissões necessárias para obter todos os registros. Isto facilita o dinamismo entre vários setores da empresa, pois dispensa a movimentação de arquivos entre funcionários e garante também que o mesmo documento seja acessado simultaneamente por mais de uma pessoa. O gerenciamento, seja de aprovação ou descarte, passa então a ser mais dinâmico.
- Garantia de segurança dos dados: as empresas que oferecem este serviço podem garantir formas de restringir o acesso a determinados documentos para grupos, setores ou pessoas específicas.
- Integridade da documentação: uma das maiores preocupações é aumentar a vida útil de um documento, por isto, o gerenciamento eletrônico preocupa-se em fazer backup dos documentos em outros servidores que possuam proteção superior às redes internas e aos servidores da própria empresa. Assim, caso ocorra uma invasão do sistema, ou se um arquivo for deletado de forma indevida do servidor local, será possível recuperar os dados.
O GED garante benefício financeiro?
Sim, além de reduzir os gastos com cópias e armazenagem destas documentações, o rápido acesso a elas otimizam o tempo dos colaboradores.
Além disso, armazenar os dados e documentos da sua empresa de forma segura, pode garantir que você não tenha nenhum tipo de prejuízo. A informação tem cada vez mais valor no mundo competitivo em que vivemos.
Organize, gerencie e controle seus documentos com o Módulo GED
Composto de recursos e ferramentas que realizam gestão e digitalizada de documentos, o Módulo GED é totalmente integrado a todo o sistema Conexos Cloud, a fim de proporcionar maior flexibilidade quanto à necessidade de acesso aos documentos, reduzindo, assim, o tempo de operacionalização das atividades. Essa moderna integração é o maior diferencial do Conexos nesta área, pois possibilita a visualização rápida de todos os documentos digitalizados e associados a registros do software.
Este módulo também possui um seguro sistema de política de controle de acessos, mediante a gerência de arquivos físicos e arquivo morto.
PRINCIPAIS ÁREAS DO MÓDULO
- G.E.D (módulo de operação);
- Configuração de documentos e padrões de busca, de restrições de acesso e de documentação digital;
- Gestão de acessos a documentos físicos;
- Envio de documento individualizado ou em lote por e-mail;
- Recuperação de arquivos em meio físico;
- Armazenamento seguro no banco de dados do CONEXOS-ERP;
- Possibilidade de controle por pastas e de versionamento de documentos.
Que tal descobrir o que mais esse módulo pode oferecer à sua empresa? É só entrar em contato conosco! Estamos dispostos a te ajudar a encontrar a solução para sua empresa!
