Ter processos sob controle é essencial para garantir a eficiência de uma organização. Afinal, quando há muitas tarefas na operação de uma empresa, são maiores as chances de ocorrerem desperdícios e erros. Uma das formas de minimizar isso é usando um Enterprise Resource Planning ou, simplesmente, sistema ERP.
Trata-se de uma decisão estratégica, que afeta positivamente o resultado da empresa. A redução de custos com o sistema ERP é possível graças à integração de processos de trabalho na companhia.
Para que você saiba como fazer isso em sua organização e veja como um sistema ERP pode ser vantajoso para os negócios, listamos seus principais benefícios a seguir. Não deixe de conferir!
Automação de processos com sistema ERP
A automação de processos garante que a produção fique mais rápida e, ao mesmo tempo, a qualidade seja garantida. Assim, também há uma redução significativa dos custos.
Afinal, o sistema é racionalizado (há menos colaboradores dedicados a funções operacionais), a quantidade de erros ou retrabalhos diminui e a técnica é aperfeiçoada. Isso, automaticamente, diminui os gastos.
Gestão de estoque
Com a automação e a integração dos processos, a gestão de estoque fica mais eficiente e segura. Assim, quando é criado um pedido de compra, por exemplo, o estoque recebe o aviso para separar o pedido, ao passo que os setores de compras e marketing são notificados.
Ou seja: é possível fazer um planejamento de compras mais eficiente, de acordo com a sazonalidade, e operar com um estoque próximo a zero.
Eficiência organizacional
A troca de informações ganha muito com a integração de sistemas no ERP, já que não é necessário obter dados de ferramentas externas. Vale ressaltar que tudo é centralizado em um único programa.
Além disso, há uma melhora geral da eficiência organizacional, pois a realização de várias tarefas se resume a uma só. Portanto, os colaboradores se tornam mais eficientes e ágeis ao entregar os resultados.
Agilidade
Sempre que uma informação é inserida no sistema, todos os processos integrados são acionados, o que evita que algumas atividades sejam feitas mais de uma vez. Dessa forma, o retrabalho é reduzido, já que uma série de processos — que consumiam tempo, dinheiro e mão de obra — é feita de uma vez.
Ao mesmo tempo, a eliminação das etapas não automatizadas reduz a incidência de erros, o tempo de trabalho, os custos operacionais e o desperdício de recursos. Isso porque o registro e a interpretação das informações ocorrem sem interferência externa.
Informação em tempo real
O sistema oferece um acesso holístico a informações completas e confiáveis sobre o negócio em tempo real, o que permite avaliar os custos e, assim, tomar decisões mais acertadas. Esse embasamento ajuda, ainda, a fazer um planejamento mais eficiente dos cortes de gastos e a pensar em ações que tragam lucro para a organização.
Controle de atividades
Com o acesso facilitado às informações, o controle das atividades — tanto internas quanto externas — fica mais simples e eficaz. Assim, é possível fazer uma análise de desempenho mais profunda, de colaboradores a clientes, passando por fornecedores e parceiros.
Geração de indicadores precisos
Os indicadores de desempenho (ou KPIs, como também são conhecidos) servem para que as empresas possam monitorar como estão se desenvolvendo em diversas áreas, a exemplo do financeiro, da contabilidade, do controle de estoque, da logística etc.
No caso da logística, por exemplo, podem ser acompanhados KPIs como o tempo levado para fazer entregas, as entradas e saídas de produto do estoque etc. Tudo isso fica mais simples quando há um gerenciamento feito a partir de softwares.
Controle de suprimentos
As empresas que lidam com a fabricação de produtos precisam ter um controle dos suprimentos, ou seja, das matérias-primas primordiais para tal fabricação. Com um sistema ERP, fica mais fácil fazer esse trabalho, sem que seja necessário manter muitos produtos em estoque.
Isso porque se terá uma quantidade exata dos itens que estão disponíveis para uso, evitando a compra exagerada de determinado material que não será totalmente utilizado, conforme já destacamos.
Gestão de notas fiscais
Alguns ERPs já têm inclusos os serviços de gestão de notas fiscais. Desse modo, é possível emiti-las sempre que um produto é vendido pelo setor comercial da organização.
O mesmo vale para as notas tomadas, que podem ser inseridas no sistema assim que a empresa compra insumos ou contrata algum tipo de prestação de serviço de seus fornecedores.
Dessa maneira, a área contábil do negócio estará sempre muito bem organizada, com todas as notas emitidas e tomadas registradas. Isso contribui para uma maior facilidade e transparência quando for necessário fazer apresentações fiscais.
Acompanhamento de produtos no comércio internacional
Além do acompanhamento de produtos em território nacional, é possível monitorar itens no comércio internacional. Mercadorias que são transportadas de navio ou avião também podem ter isso registrado no sistema ERP.
Sempre que uma nova etapa das entregas internacionais for finalizada, ela deve ser encerrada pelo responsável no software. Assim, é possível saber o andamento das atividades que são realizadas.
Otimização da produtividade
O sistema ERP também proporciona a otimização da produtividade nas empresas. Isso se justifica porque os processos serão todos muito mais organizados — e as operações, conduzidas de forma automática. Essa organização fará com que os fluxos produtivos se tornem mais bem definidos, o que evitará problemas como o retrabalho.
Redução do prazo de entrega dos produtos aos clientes
Todos os pontos anteriormente levantados contribuem para que a logística se efetive de maneira mais ampla nas empresas. Isso fará com que os itens sejam produzidos mais rapidamente e possam ser entregues com antecedência para os clientes.
A redução do prazo de entrega dos produtos fará com que sua empresa seja bem-vista pelo público. Ao terem uma boa experiência, certamente os consumidores voltarão a fazer negócios com a companhia em outras oportunidades.
Todas as mudanças promovidas pela implantação do ERP ajudam a gestão a enxergar quais processos precisam ser melhorados. A partir disso, podem ser feitos ajustes para adequar as equipes às reais demandas de trabalho e, consequentemente, reduzir custos nas mais diferentes áreas da organização.
Você se sente preparado para implantar a redução de custos com o sistema ERP na sua empresa? Então, entre em contato conosco e saiba como podemos ajudar!
