O mercado global está cada vez mais competitivo e dinâmico, sendo assim, novos desafios vão surgindo e a automatização do Comércio Exterior se faz necessária.
É preciso investir em tecnologia e ferramentas que agilizem os processos para modernizar as operações, aumentar o nível de competitividade, otimizar os recursos e garantir mais segurança aos envolvidos.
Por que automatizar o Comércio Exterior?
É essencial entender as vantagens da automatização do Comércio Exterior e os processos para investir em recursos que vão gerar resultados significativos para a empresa. Quando falamos de Comex, nos referimos a processos complexos e burocráticos que envolvem diversos atores do cenário nacional e internacional.
Com isso, o uso da tecnologia, inteligência de mercado e metodologias ágeis são a forma que muitas empresas estão encontrando para se destacarem em seus segmentos.
Automatizar é otimizar o tempo, reduzir trabalhos manuais, tornar o complexo mais fácil e aumentar a produtividade das transações comerciais internacionais. Assim como na automatização do Comércio Exterior.
Já falamos anteriormente, em outro texto, das vantagens da automação de processos no Comércio Exterior, agora vamos nos aprofundar em quais são alguns desses prós.
10 vantagens na automatização do Comércio Exterior
Compreender que há a necessidade de investir em automatização do Comércio Exterior é o primeiro passo. Em segundo lugar, é preciso mapear os processos internos e externos que requerem otimização. Por fim, aplicar estratégias que vão garantir o uso adequado dessas novas ferramentas.
Mas quais vantagens a sua empresa terá se aplicar essas estratégias? Separamos as 10 principais para você analisar!
Redução de retrabalho
Usar a tecnologia para gerenciar os processos de exportação e importação ajuda a identificar possíveis erros que envolvem ações operacionais.
Prevenir falhas e atrasos permite redirecionar a energia que seria dedicada para reparar um erro para uma ação mais estratégica, ou seja, reduz retrabalhos e ações desnecessárias que podem e devem ser evitadas.
Além disso, ao evitar retrabalhos, a empresa aumenta a produtividade de seus colaboradores, que contam com ferramentas para facilitar a sua rotina.
Dessa maneira, eles focam menos em tarefas manuais para focar mais em ações táticas.
Menor incidência de multas e prejuízos
As multas e prejuízos financeiros são decorrentes de falhas no processo, falta de atenção aos detalhes e, sobretudo, falta de transparência.
Com a automatização do Comércio Exterior através de um software de gestão, por exemplo, esses riscos são minimizados. Essas ferramentas usam tecnologia da informação e inteligência de dados para mapear as falhas que podem gerar multas para a empresa.
Empresas como a Conexos auxiliam nas operações comerciais a nível nacional e internacional, aplicando inovações tecnológicas e conhecimento de mercado nos procedimentos de exportação e importação, a fim de mapear os erros que geram custos adicionais para seus clientes.
Integração com demais sistemas da empresa
A comunicação entre os colaboradores de uma organização é fundamental para o bom funcionamento do trabalho em equipe. Por isso, ao investir em ferramentas que facilitam a rotina do colaborador e a vida dos clientes, é necessário que haja integração entre os sistemas da empresa, para que possam operar de maneira efetiva, conjunta, focando no mesmo objetivo.
O sistema da Conexos permite ser integrado com um site de follow-up para acompanhar as operações de exportação e importação. Da mesma forma, pode integrar com uma ferramenta de pedidos para representantes, permitindo que eles acessem as informações dos produtos em estoque em tempo real.
Além de integrar com outras ferramentas da empresa, um bom sistema de gestão de Comércio Exterior integra suas soluções com os sistemas externos, como os usados pelo Governo. Dentre eles podemos citar o Siscomex Web, Siscomex Carga e Siscomex Mantra (Sistema Integrado da Gerência do Manifesto, do Trânsito e do Armazenamento).
Portanto, é essencial que esses sistemas estejam integrados para aumentar a produtividade das operações.
Menor dependência de planilhas em Excel
Exportar ou importar bens e serviços requer um alto nível de gestão de tempo e recursos, por serem procedimentos complexos. Dessa forma, mapear todas as ações em planilhas já não torna o trabalho tão eficiente por ser uma medida defasada.
Além de não manter as informações em segurança, as planilhas não possuem inteligência artificial suficiente para ler os dados e gerar relatórios estratégicos que aumentem a competitividade da empresa, ao contrário do que acontece com a automatização do Comércio Exterior.
Redução de tempo perdido com preenchimento manual
Também relacionado ao uso de planilhas e outras ferramentas mais básicas, perder tempo preenchendo informações de forma manual, em vez de automatizar a troca de informações entre sistemas, é extremamente ineficiente.
Quando um sistema é automatizado ele gera relatórios de forma automática. Uma tarefa que antes era feita manualmente por um colaborador que tinha um determinado limite de trabalho, pode ser feita por um software que opera um maior número de ações em menos tempo, gerando mais produtividade.
Envio automático de follow-up
Follow-up é o conjunto de ações de um determinado processo.
Quando a empresa tem poucos processos, eles podem ser gerenciados por meio de ferramentas mais simples. Mas se o número de operações for alto, a complexidade é bem maior, pois é necessário controlar cada etapa detalhadamente para evitar falhas.
Um bom sistema de automatização do Comércio Exterior deve ter a opção de gerenciar cada etapa da operação, gerar relatórios, centralizar informações, manter a transparência. Além de ser uma forma de manter os clientes informados sobre seus pedidos.
O follow-up do Conexos Cloud faz esse gerenciamento de forma automática a cada atualização da operação. Além disso, é possível ter acesso a informações logísticas do processo, consultar documentos internos e permitir que o seu cliente se comunique através de um chat com a sua equipe de forma ágil.
Alerta automático de deadlines
Deadline é o prazo limite em que uma determinada etapa da operação precisa ser concluída, o que pode resultar em custos adicionais ao processo se não for observado. Por isso, cumprir esses prazos é extremamente relevante para a saúde da empresa.
Diante disso, uma ferramenta que envie alertas periódicos sobre esses prazos se faz necessária. É importante que sejam alertas automáticos para que os colaboradores possam ser avisados e agilizem suas tarefas a fim de cumpri-las.
O módulo de exportação da Conexos garante o gerenciamento das operações e oferece total controle sobre os deadlines de cada processo, permitindo assim uma visão mais sistêmica de cada etapa.
Aprimoramento do Gerenciamento de Riscos
Os riscos no Comércio Exterior podem ser originados de erros na classificação fiscal das mercadorias e nos documentos, acidentes e imprevistos no transporte, riscos financeiros de nível tributário ou cambial, falhas na logística etc. Enfim, há uma série de fatores que comprometem o sucesso das operações no mercado externo.
Para minimizar os riscos e evitar prejuízos, importante se valer de uma ferramenta para mapear assim com prever potenciais falhas de forma automatizada. Um sistema inteligente de dados utiliza as informações estratégicas para analisar esses riscos, ajudando a empresa a manter a segurança e atendendo suas demandas de forma eficiente.
Consulta automática de novidades
Ganhar produtividade com automatização do Comércio Exterior com uma ferramenta apropriada, como a Conexos, vai muito além do que já citamos aqui. Ela permite uma experiência e resultados que realmente fazem a diferença para o usuário.
Os módulos robotizados do sistema Conexos Cloud garantem que novas informações sejam atualizadas em tempo real, de forma sincronizada, permitindo que o cliente consulte a presença da carga, o status do despacho aduaneiro e do embarque, receba avisos de atracação, entre outros.
Aprimoramento da comunicação com demais departamentos
Todas as etapas nos procedimentos de Comércio Exterior devem ser integradas com agentes internos e externos, órgãos intervenientes e parceiros no exterior, mas é essencial que elas sejam integradas com outros departamentos dentro da própria empresa.
A comunicação interna eficiente é um dos pontos mais importantes para a conclusão de cada etapa. O setor comercial não pode atuar de forma separada do setor operacional, e a equipe financeira não atua sem uma relação com o departamento contábil, por exemplo.
Portanto, é preciso que a empresa tenha uma solução inovadora e tecnológica que centralize as informações e permita a transparência dos dados, para que todos possam entender a atuação de cada setor dentro da empresa e, assim, trabalhar em equipe com um objetivo em comum.
A Conexos entrega à sua empresa o melhor em automação e inovação tecnológica
Ter o apoio da tecnologia em cada etapa dos processos de exportação e importação é fundamental para o sucesso de suas operações.
Neste artigo elencamos as 10 principais vantagens na automatização do Comércio Exterior. Contudo, existem mais benefícios ainda que são muito significativos para aumentar os lucros e a competitividade de uma empresa que atua no mercado internacional.
A Conexos possui diversos módulos e recursos inovadores para a sua empresa otimizar seus processos, reduzir custos e se destacar no mercado investindo em automatização do Comércio Exterior. Entre em contato conosco e saiba como podemos auxiliar você a alavancar os resultados do seu negócio!
