Garantir um fluxo de trabalho bem estruturado é fundamental para alcançar a eficiência dos processos e aprimorar os resultados. Em áreas mais processuais e burocráticas, como a de comércio exterior, essa necessidade se torna ainda maior.
Pensando nisso, resolvemos elaborar o artigo de hoje e apresentar 5 ferramentas que ajudarão a organizar a rotina e otimizar o desempenho das equipes. Continue acompanhando a leitura para saber quais são elas!
1. Delegação de tarefas para o fluxo de trabalho em comex
Esse tipo de ferramenta pode ser utilizada para delegar tarefas, compartilhar os planejamentos, monitorar a execução e identificar os responsáveis por cada fluxo de trabalho. Com isso, os gestores passam a ter uma visão mais precisa do que cada membro da equipe está fazendo.
Algumas soluções são gratuitas e servem tanto para organizar a rotina pessoal quanto para gerenciar projetos e outros trabalhos em equipe. Entre os principais exemplos desses recursos podemos citar o Trello, Asana e Todoist.
2. Armazenamento na nuvem
A computação na nuvem — também conhecida como cloud computing — tem sido cada vez mais reconhecida pelas pessoas e empresas. A principal vantagem é a possibilidade de acessar os aplicativos remotamente, de qualquer lugar, a qualquer momento (desde que se tenha acesso à internet).
No caso do armazenamento, existe a possibilidade de guardar e compartilhar arquivos entre pessoas, com agilidade e simplicidade, facilitando a comunicação entre os colaboradores e outras áreas. Entre as soluções voltadas para essa necessidade, podemos citar o OneDrive, Google Drive e Dropbox.
3. Organização da rotina
Também é possível contar com ferramentas (aplicativos e plataformas) que permitem registrar informações, criar lembretes e fazer outras anotações que não podem ser perdidas. Dependendo da solução, ainda é possível anexar textos, imagens e links.
Vale destacar a possibilidade de sincronizar as informações com outras aplicações na nuvem, proporcionando mobilidade e o acesso a qualquer momento. Isso é especialmente importante quando se tem insights para uma reunião ou alguma ideia a respeito dos processos. Para isso, pode-se contar com o OneNote, Evernote e Google Keep.
4. Big Data Analytics
São ferramentas mais complexas, que permitem capturar e manipular uma quantidade massiva de dados e transformá-los em informação, gerando conhecimento para as organizações. Além de otimizar o fluxo de trabalho relacionado às análises e tomada de decisão, ele permite identificar oportunidades que podem se transformar em vantagem competitiva.
Essa é uma excelente maneira de tornar a tomada de decisão ainda mais acertada, ao mesmo tempo em que se reduz consideravelmente a possibilidade de lidar com erros no processo.
5. Sistema de gestão integrada
Contar com um sistema inteligente para gestão integrada (i-ERP) da organização é uma maneira de melhorar a sinergia entre setores e unidades de uma mesma empresa. Ele garante a automatização de diversas tarefas, aprimora o fluxo de informações, ajuda na redução de custos, entre outros benefícios.
Além de organizar o fluxo de trabalho, ele ajuda a aumentar a produtividade dos colaboradores, manter a qualidade dos produtos e serviços e alcançar processos mais eficientes.
Como podemos ver, existem diversas ferramentas — algumas delas até gratuitas — que podem ser usadas para otimizar o fluxo de trabalho na empresa, melhorar a rotina do expediente e alcançar resultados cada vez mais aprimorados.
O que achou deste artigo? Quer saber melhor como o i-ERP pode contribuir para que sua empresa alcance uma performance mais elevada? Então entre em contato conosco e tire suas dúvidas agora mesmo!
