Você sonha com uma equipe que se torne referência em boas práticas de comércio exterior? Deseja reduzir falhas humanas e retrabalhos? Saiba que a gestão de contratos automatizada ajuda a aumentar a produtividade. Isso significa que a sua empresa pode produzir mais com os mesmos recursos — e ainda apresentar melhores resultados.
Entenda o que é gestão de contratos
Longe de ser apenas o arquivamento de documentos dentro de um armário, a gestão de contratos é uma ação que acompanha todo o ciclo de vida dos arquivos desde a criação, passando pela execução e encerramento.
É uma habilidade cada vez mais requisitada, pois a mais simples relação comercial é feita por meio de contratos. Dessa forma, é possível acompanhar cada etapa do processo e gerenciar os prazos das renovações. Afinal, manter a carta de clientes é sinônimo de lucro.
Conheça as etapas da gestão de contratos
Os contratos passam por diversas etapas com o objetivo de organizar e estruturar os processos necessários para a sua sustentabilidade. É importante levar em consideração que o conteúdo deve ser bem escrito, com clareza quanto às garantias, multas e penalidades.
Pré-contratação
Essa fase tem como objetivo definir a característica do contrato com base na demanda da empresa. O ciclo de vida do documento só começa quando a necessidade de solicitar o serviço é identificada.
Contratação
É o período de negociação para a formação do contrato. Ou seja, as cláusulas são definidas e todas as alterações são feitas no documento. Os aspectos técnicos, financeiros e jurídicos precisam estar bem detalhados para não haver falsas interpretações.
Pré-execução
O momento entre a assinatura do contrato e o início da elaboração é chamada de pré-execução. Toda a documentação é compilada e armazenada de maneira que os gestores possam ter acesso ao documento.
Execução
Aqui, ocorrem as atividades administrativas, incluindo o acompanhamento do contrato, medições, vistorias, pagamentos, entre outros. Também podem ser registradas as prorrogações do documento, bem como o encerramento.
Encerramento
Se a data de vigência do contrato expirar e a renovação não for providenciada, é necessário verificar se os acontecimentos previstos foram cumpridos e os registros documentados para, só depois, encerrar o contrato.
A importância de adotar um sistema ERP no gerenciamento de contratos
A tradição de gerenciar contratos de forma manual é uma prática ineficiente. Hoje, a dinâmica é outra, o consumidor está mais exigente e a concorrência cada vez mais preparada. Isso tudo exige do gestor uma postura inovadora.
Com um Sistema de Gestão Empresarial Inteligente (i-ERP), é possível ter uma visão abrangente de cada etapa, além do controle de prazos. Isso é fundamental para assegurar que as operações não fiquem travadas.
Afinal, nos trâmites de importação o contrato é registrado na Receita Federal. Quando o contrato vence, se torna inviável nacionalizar o produto. Com ele, você consegue antecipar pedidos, prever demandas de compras e identificar novas oportunidades para oferecer um serviço de excelência.
Como você viu, a automação da gestão de contratos é uma prática estratégica que estimula o desenvolvimento do seu negócio. Ao mesmo tempo em que um sistema ERP agiliza os processos, a sua empresa reduz custos e produz mais.
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