Mensurar os resultados com a ajuda do KPI no Comércio Exterior pode transformar sua operação. Através dos indicadores, é possível desenvolver estratégias poderosas e alinhar toda a empresa para atingir os objetivos globais.
Entretanto, não existe apenas um KPI. Na verdade, são vários indicadores que precisam estar no vocabulário dos gestores de Comex.
Você poderá ver neste texto:
- O que é KPI no Comércio Exterior?
- Quais os benefícios de usar KPIs na sua empresa de Comércio Exterior?
- Quais os principais KPI no Comércio Exterior?
- Como mensurar os indicadores de performance do Comex
- Como usar os KPI no Comércio Exterior para otimizar os processos
- A importância das automações para aumentar as métricas do Comex
Então, quer conhecer esses KPIs e aprender a usá-lo ao seu favor? Continue lendo e saiba mais!
O que é KPI no Comércio Exterior?
KPI nada mais é do que Indicadores Chaves de Performance. Assim, são indicadores utilizados para mensurar o desempenho da operação e estão ligados diretamente ao planejamento estratégico da operação.
Vale destacar que esses indicadores podem mensurar diferentes unidades, não somente dados monetários.
Os KPIs também podem mensurar o desempenho tanto interno quanto externo, ou seja, a performance dos prestadores de serviços.
Com ajuda do KPI no Comércio Exterior, é possível estabelecer metas alinhadas com os objetivos estratégicos, melhorar a comunicação com as equipes e integrar todos os departamentos para agirem em harmonia para atingir os resultados globais.
Quais os benefícios de usar KPIs na sua empresa de Comércio Exterior?
O KPI no Comércio Exterior traz diversos benefícios para a organização. Ao passo que mensuramos nosso desempenho, podemos entender como a empresa está funcionando, onde estão os gargalos e como podemos otimizar os processos.
Dessa maneira, podemos destacar 6 grandes vantagens de usar KPIs na sua empresa:
- Quantificação dos resultados;
- Otimização do desempenho;
- Promove os incentivos individuais de desempenho;
- Aumenta a eficiência;
- Alinhamento de metas;
- Transparência.
1. Quantificação dos resultados
A quantificação dos resultados através de KPI no Comércio Exterior é primordial para qualquer empresa que busque crescer e ser lucrativa. Isso porque é apenas através dos dados que podemos estabelecer estratégias e corrigir o curso de maneira assertiva e tempestiva.
2. Otimização do desempenho
Um dos benefícios claros do uso do KPI no Comércio Exterior é a otimização do desempenho. Ao passo que mensuramos nossa performance, podemos identificar pontos de melhorias com muito mais assertividade, permitindo encontrar oportunidades que antes eram desconhecidas pela falta de dados.
3. Promove os incentivos individuais de desempenho
Indicadores de performance são ótimos para que os colaboradores tenham uma noção clara do que precisam fazer. Aliás, quando os funcionários entendem as métricas e objetivos, eles se sentem mais incentivados.
4. Aumenta a eficiência
Avaliar o desempenho com ajuda do KPI no Comércio Exterior fornece insights poderosos para criar metas individuais. Isso porque os colaboradores podem ter ideias claras sobre o que precisam fazer para atingir os objetivos, assim, melhorando a eficiência da empresa como um todo.
5. Alinhamento de metas
O KPI no Comércio Exterior é uma forma poderosa de conseguir manter todos os departamentos e colaboradores em sintonia. Afinal, essa é uma das tarefas mais desafiadoras de qualquer empresa, mas com os KPIs as tarefas complexas se tornam mais fáceis de entender.
6. Transparência
Os indicadores de desempenho são uma ótima ferramenta para melhorar a comunicação entre as equipes. Uma vez que todos entendam como funciona e o impacto da métrica no negócio, podem atuar de forma alinhada e conjunta para atingir os objetivos.
Quais os principais KPI no Comércio Exterior?
Lead time
Lead Time refere-se ao tempo médio de ciclo de vida do pedido, ou seja, quanto tempo entre a entrada da venda até o momento da entrega ao cliente.
O grande benefício desse indicador é identificar pontos de gargalos nos processos, que não sejam ligados somente ao transporte.
Canais de parametrização
Esse KPI mensura o percentual de embarques que caem nos diferentes canais de parametrização (verde, amarelo, vermelho e cinza). Ele é importante para prever os custos de armazenagem e identificar potenciais gargalos nos processos que estão causando a carga a não cair direto no canal verde.
Curva ABC
O KPI de Curva ABC do estoque ajuda a classificar as mercadorias com base na sua relevância estratégica para a operação. Com isso, é possível entender melhor o uso dos recursos, estabelecer estratégias eficientes de compras e entender os impactos de cada categoria no resultado final.
Transit time
O Transit-time é um KPI no Comércio Exterior para entender quanto tempo a carga fica em trânsito. Ao mensurar esse indicador, podemos comparar com o prazo que o provedor logístico apresentou para avaliar se a carga está sendo embarcada no tempo combinado.
SLA
O SLA é um dos principais KPI no Comércio Exterior para mensurar o desempenho do atendimento ao cliente. Basicamente, o indicador mensura o tempo médio entre uma solicitação e sua resolução.
On time, In Full (OTIF)
O OTIF é um indicador de performance importante para garantir a satisfação do cliente. Assim, medimos a taxa de pedidos processados com sucesso do início ao fim, ou seja, entregues no prazo (on time) e completos (in full).
Precisão do pedido
A precisão do pedido é um ótimo KPI no Comércio Exterior para medir a eficiência operacional. Na prática, esse indicador mensura o número de pedidos processados, enviados e entregues sem nenhum incidente dividido pelo total de pedidos no período.
Custos de transporte
Os custos de transporte são um dos grandes desafios do Comex. Assim, acompanhar de perto essa métrica é fundamental para manter-se competitivo e lucrativo nesse mercado.
Se combinarmos com o KPI de volumetria, que comentaremos abaixo, é possível, por exemplo, estudar novas negociações com os parceiros de transporte para reduzir os custos.
Volumetria total
O KPI no Comércio Exterior de volumetria ajuda a entender se o volume de processos aumentou ou diminuiu. Essa análise pode ser expandida para realizar recortes para análises mais específicas, como:
- Volumetria por analista;
- Por modal;
- Agente de cargas ou rotas;
- Por porto, aeroporto ou fronteiras.
Esses recortes oferecem uma visualização de potenciais gargalos, sobrecargas ou ociosidade. Assim, permitindo estabelecer estratégias para lidar com os potenciais riscos enquanto potencializa as oportunidades.
Como mensurar os indicadores de performance do Comex
Conseguir mensurar o KPI no Comércio Exterior demanda o investimento em tecnologia. Apesar de ser possível ser feito à mão ou com relatórios manuais, contar com ajuda de uma ferramenta informatizada fará toda a diferença no dia a dia.
Nesse sentido, as principais ferramentas digitais utilizadas para análise de dados são:
- Google Sheets ou Excel: são as ferramentas padrões para manipular planilhas e gerar relatórios, mas exige um grande trabalho manual para criação, manutenção e preenchimento dos dados;
- Data Studio ou Power BI: essas são ferramentas para visualização de dados, assim, elas pegam as informações de outras fontes de dados e transformação em relatórios visuais para apoiar na tomada de decisões;
- Conexos Cloud: a plataforma completa para gestão do Comércio Exterior, integrando toda sua equipe e gerando relatórios precisos e em tempo real.
Além disso, é importante que sua empresa de Comex tenha processos bem definidos. Afinal, o que não é controlado não pode ser mensurado.
Como usar os KPI no Comércio Exterior para otimizar os processos
Usar os KPIs na empresa demanda uma combinação dos seguintes fatores:
- Processos bem definidos;
- Automatização de tarefas;
- Rotina de avaliação;
- Feedback constante.
Para começar a usar o KPI no Comércio Exterior precisamos, primeiro, estabelecer processos claros e com responsabilidade definida. Sem esse controle, torna-se impossível mensurar o desempenho, tampouco atribuir a responsabilidade pelos resultados.
Em seguida, precisamos contar com ajuda de uma plataforma que integre os processos e faça a mensuração dos resultados.
Apesar de ser possível realizar o monitoramento de forma manual, conforme a empresa cresce, é capaz da sua equipe começar a gastar mais tempo preenchendo relatórios do que executando suas atividades.
Enquanto isso, os relatórios não podem ficar acumulando poeira ou esquecidos no servidor da empresa. Eles precisam ser avaliados e comparados com diferentes períodos com os objetivos de:
- Identificar oportunidades de melhoria ou novos negócios;
- Encontrar gargalos em processos;
- Observar quais colaboradores estão com dificuldades;
- Entender a necessidade de novas contratações;
- Identificar problemas no orçamento; etc.
Os gestores, entretanto, não podem guardar as informações somente para si. É importante que haja uma cultura de feedback constante e construtivo com a equipe, para que todos estejam alinhados.
Como definir bons KPIs para Comércio Exterior?
Não é qualquer métrica que podemos considerar como um bom KPI no Comércio Exterior. Assim como metas e objetivos, precisamos nos atentar a alguns detalhes para garantir que os indicadores serão úteis e impactantes.
Nesse sentido, um bom KPI no Comércio Exterior tem as seguintes características:
- Relevante e de alto impacto no negócio;
- O KPI é compreensível e simples para todos da empresa;
- Oferece bom equilíbrio para atingir as necessidades de curto, médio e longo prazo;
- São temporais, ou seja, possuem períodos bem definidos de análise.
Com essas características, temos indicadores de performance que realmente farão diferença no seu negócio quando otimizados.
Outro ponto importante para um bom KPI é a confiabilidade da medição. Isto é, o quão confiável são os dados que estão compondo o indicador.
Dessa maneira, podemos acrescentar que o KPI precisa ser facilmente medido. Assim, contar com ajuda de automações fará toda a diferença, pois aumentará a confiabilidade dos dados e agilidade, em vez de fazer a equipe perder tempo preenchendo relatórios manuais para gerar os indicadores.
A importância das automações para aumentar as métricas do Comex
Ao passo que buscamos otimizar os processos através de KPI no Comércio Exterior, é fundamental contar com soluções digitais para automatizar as tarefas.
Como comentado acima, o KPI precisa ser facilmente medido. Do contrário, sua equipe perderá tempo preenchendo relatórios de performance em vez de executarem suas funções.
Um software de comércio exterior é a solução. Com uma plataforma completa:
- Riscos operacionais são minimizados ou eliminados;
- Grande parte das documentações são preenchidas automaticamente;
- Toda a empresa é integrada através do sistema, eliminando ruídos de comunicação e falhas de processos;
- Garante o compliance das informações e processos;
- Evita multas e prejuízos financeiros;
- Automatiza tarefas manuais;
- Permite mensurar o KPI no Comércio Exterior em tempo real.
A transformação digital no Comércio Exterior já é realidade. Para manter-se competitivo nesse mercado, é essencial lançar mão de sistemas informatizados para agilizar o trabalho e tomar decisões melhores com a ajuda dos indicadores de performance.
Quer saber mais sobre como transformar os dados da sua operação em informações valiosas para sua empresa? Então, baixe esse material gratuito que preparamos especialmente para você!
