Que organização não tem problemas diários? Se pudéssemos resolver os seus principais problemas como empreendedor, quais seriam os impactos? Inúmeras possibilidades não é mesmo? Aumento na produtividade, análise, criatividade e entre outros! Bom, esta é uma pergunta que “vale um milhão” e se for resolvida, resulta em grandes ganhos para a empresa, departamento, ou atividade que um colaborador exerce. Portanto, entenda o que é um KPI e como utilizar para melhorar o desenvolvimento dos seus negócios!
O QUE É KPI?
KPI é a sigla para uma métrica muito importante na hora de desenvolver as estratégias e avaliar seu desempenho. KPI significa Key Performance Indicator: indicador chave de performance.
Ou seja: o KPI é uma métrica que você vai definir e optar por utilizar pois ela é compatível com os objetivos do seu empreendimento!
E por que você deve trabalhar com a metodologia de KPI?
Vamos lá!
Em qualquer ramo de atividade, teremos questões típicas que “valem um milhão’’, como por exemplo:
- Importação: Como otimizar atividades que atrasam o processo?
- Indústria: Como reduzir as perdas? Deixar os processos mais enxutos?
- Supply: Como evitar a obsolescência e aumentar o giro de estoque?
- Comercial: Como diminuir os prazos de entrega ao cliente? Aumentar a satisfação?
- Financeiro: Como reduzir o custo financeiro? Diminuir o “aging” (idade) do Contas a Receber?
- RH: Como melhorar o clima organizacional? Diminuir o Turn-Over?
- Operações: Como garantir mais assertividade? Aumentar o índice de acerto das atividades?
- Desenvolvimento de TI: Como diminuir os erros de sistemas? Ter menos divergência no entendimento nas entregas?
KPI
Certamente, mesmo nas áreas citadas acima, as preocupações mudam de organização para organização e áreas específicas, dependendo de seu estágio de “evolução”.
KPI: Evolução é uma questão de adaptação
Fazendo uma analogia com a teoria da evolução das espécies, não permaneceram os mais fortes, mas sim os que conseguiram se adaptar com as mudanças. As empresas nascem de uma ideia. O empreendedor dedica tempo para o sucesso da organização, criando “quebra de paradigma” e saindo da zona de conforto.
No início o empreendedor é o “faz tudo”: Organiza o primeiro estoque, faz a prospecção dos clientes, a elaboração da proposta, fechamento da proposta, a primeira venda e a execução da entrega. E assim inicia-se a fase da evolução, onde empiricamente é traçada uma receita de sucesso contínua.
Com o crescimento da organização, o empreendedor vê a necessidade de replicar os procedimentos e deixar as “coisas no trilho”, para perpetuar o sucesso e atingir então o ápice. Porém, quando fazemos tudo repetidamente sem inovar, vamos silenciosamente dando espaço para os clientes descobrirem outros concorrentes e em consequência, buscarem alternativas de maior efetividade e menor custo.
É necessário estar atento e integrado ao ambiente mercadológico. Se não inovarmos, a empresa vai ao declínio.
Por isso, a adaptação é necessária para a evolução. Em determinado momento, o idealizador do empreendimento, ao longo desse crescimento organizacional, descobre que não consegue estar em todos os locais ao mesmo tempo, que a informação, valores e conceitos sofrem distorções à medida que as camadas da hierarquia organizacional aumenta.
KPI e Estratégias de Gestão
Então, o que podemos fazer para criar uma diretriz de raciocínio de gestão, em que os nossos colaboradores possam tomar a frente do problemas, estudar e com lógica trazer o convencimento da melhor prática para solucionar a causa-raiz dos problemas? Pois confiar no bom-senso das pessoas para resolver os problemas, é presumir que pensarão da mesma maneira que você.
Será necessário promover alterações no processo, para que os resultados entregues tenham mais estabilidade e menor variação?
Em muitas organizações são utilizados os Indicadores Chaves de Desempenho, os “KPI’s” (Key Performance Indicator), para mostrar como estão os indicadores da empresa, uma forma de mensurar os resultados obtidos, analisando números e porcentagens de forma mais precisa, ou seja, relatórios que auxiliam na tomada de decisão.
Fazendo uma analogia à um avião, que após decolar, precisamos monitorar os diversos mostradores no painel para indicar o funcionamento correto para chegar ao destino planejado, observando a rota, altitude, nível de combustível, pressão do motor e vários outros indicadores.
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Apesar dessas estratégias citadas, questionamentos são sempre necessários para reflexão. Será que estes indicadores são eternos? Os clientes se comportam da mesma forma ao longo do tempo? Como manter e escolher estratégias que fazem sentido? Ou mesmo criar novas estratégias?
O ser humano é avesso à variações de resultados, não gostamos de surpresas desagradáveis como combinar um prazo e entregar em outro, ou prometer um serviço ou produto e a entrega não atender as expectativas.
As organizações buscam pela excelência de seus processos, estão sempre preocupadas com o melhor atendimento aos clientes internos e externos. Pois um serviço ruim, por menor que seja o preço, é sempre um desperdício de recursos.
O importante é lembrar que a maior dificuldade não é atingir um estágio de excelência, mas manter-se nele e entregar resultados de forma consistente, sem variações e sem surpresas!
