Quando pensamos em fechamento de processos, dentro do comércio exterior, surgem vários insights que nos levam a procurar uma modalidade que envolva basicamente a movimentação financeira do processo, sempre considerando a aplicabilidade em diferentes tipos de importação – Importação por Conta e Ordem ou Importação por Encomenda.
A resposta para essa pergunta é mais complexa do que parece, então para sanar a dúvida que te trouxe até aqui vamos focar nos processos de importação de Trading Companies.
Importante esclarecer que não trataremos do fechamento de processos para modalidade Conta Própria, uma vez que a mesma é considerada uma operação para compra e venda pulverizada.
Com o boom tecnológico das últimas décadas, o desenvolvimento tecnológico proporcionou ao comércio exterior uma vantagem muito grande no uso de novas tecnologias frente a outros setores.
E, como toda grande mudança, os avanços tecnológicos dos últimos anos, somados, tão intenso e rápidos que foram, ocasionaram uma disrupção tamanha que mais rápido do que muitas empresas e players conseguiram aceitar, todos os processos relacionados ao comex foram mudando!
Muitas coisas mudaram para melhor, outras ainda estão em fase de transição, como é o caso de DUIMP, e prometem mudar ainda mais o mercado!
Por isso, torna-se ainda mais importante a utilização de um software de comércio exterior que auxilie no fechamento de processos, na troca de informações com outros sistemas, e que, principalmente, forneça os serviços e as integrações necessárias para o seu modelo de negócio!
Ficou curioso para obter algumas dicas e aplicar em sua empresa? Então, vamos lá!
Fechamento de Processos no Comércio Exterior: setores chaves
Primeiramente, entenda que diversos departamentos estão envolvidos no curso da auditoria.
Dentre os vários setores personagens, destacaremos o financeiro, o operacional (de importação) e o de faturamento.
O que, de fato, é algo bem básico, uma vez que em praticamente todo tipo de operação empresarial os departamentos financeiro, operacional e de faturamento estão sempre entre os principais e que demandam mais atenção.
Afinal, toda a saúde de sua empresa está relacionada ao controle dos processos dentro destes setores, sua eficácia, segurança e compatibilidade com os objetivos da empresa.
Num mercado como o de comércio exterior, é muito imporante pensar que quanto mais tempo você demora para aceitar as mudanças e se adaptar a elas, mais difíceis suas operações se tornam, mais oportunidades você perde e também espaço para seus concorrentes.
Concorrentes estes que, com certeza, estão de olho no que há de mais moderno e seguro no mercado de software para comércio exterior para o fechamento de processos e que não vão exitar em abordar seus clientes oferecendo a eles uma solução que talvez você pudesse ter oferecido antes.
Portanto, atente-se para algumas necessidades operacionais que você deve ter na sua empresa, para algumas falhas em processos ou mesmo a falta de processos e busque entender o que falta para que sua gestão seja produtiva e para que você possa, consequentemente, aproveitar melhor seus esforços de trabalho!
A respeito do operacional: é ele que valida todas as despesas que deverão compor o custo do processo e a confirmação de que não haverá mais atividades/despesas a serem computadas.
Já o financeiro deve checar todos os comprovantes para garantir que estejam lançados, mesmo que ainda não tenham sido baixados.
E o setor de faturamento se certificará de que o custo do produto, na nota fiscal de entrada e saída, foi computado corretamente, além de checar se todo o estoque foi repassado para o cliente.
Para que essas informações sejam computadas de forma correta, sugiro que a montagem do fluxo, que contemple o fechamento de processos, possua uma pessoa responsável por fazer as validações de forma independente de cada setor mencionado acima.
Fechamento de processos específico para cada modalidade
Importação por Conta e Ordem.
Quando o assunto é essa modalidade, muitas empresas focam nas validações financeiras. Nesse tipo, em geral, ocorre a antecipação de recursos por parte do cliente para a realização eficaz do processo.
É importante existir a comparação das despesas pagas com o saldo financeiro do adiantamento, o que, de fato, não é errado financeiramente.
Mas não podemos esquecer que a importação é considerada um processo de industrialização e é pela nota fiscal de saída que o custo da mercadoria será computado pelo seu cliente.
Então, para que um bom serviço seja prestado, temos que envolver o setor de faturamento.
Este irá conferir a formação do custo na nota fiscal, que contemplará todas as despesas que foram pagas, seja pelo cliente ou mesmo pela própria trading.
Lembrando que quanto mais rápida e eficientemente for feita a auditoria geral do processo melhor será o serviço prestado e menores serão os riscos de perdas financeiras para ambas as partes, empresa e cliente, durante o fechamento dos processos.
Importação por Encomenda
A Importação por Encomenda diverge da importação por conta e ordem quanto aos adiantamentos de recursos financeiros.
Os mesmos não podem ocorrer nessa modalidade, o que gera necessidade de um fluxo de fechamento mais dinâmico e assertivo, pois o trâmite financeiro do processo é feito, totalmente, através da cobrança das notas fiscais de saída.
A demora na auditoria dessa modalidade pode acarretar em prejuízos na operação, uma vez que a não inclusão de uma despesa no faturamento de um processo pode gerar perda de receita.
Note que neste caso não existe a possibilidade de restituição financeira de uma despesa que não venha de um faturamento complementar.
Dessa forma para evitar qualquer tipo de transtorno no fechamento de processos dessa modalidade devemos ter todos os custos apurados antes da emissão da nota fiscal de venda.
Amarre todas as operações da sua empresa
Mais importante do que achar um fluxo ideal exclusivo do fechamento de processos, devemos pensar no modelo operacional da empresa como um todo, pois o fechamento depende diretamente do trabalho de todos os setores envolvidos.
Desde o operacional lançando e reconhecendo as despesas, passando pelo financeiro que confere, baixa e valida cada uma delas, até o faturamento que emite as notas fiscais, fatores chaves para a conclusão dos processos, independente da modalidade de importação.
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