A operação via Trading Company é fascinante, mas pode ser um grande desafio sem um bom sistema de Comex para gerenciar todo o fluxo de informações e dados.
Entretanto, por que empresas usam Tradings em vez de fazer o processo direto? Quais as vantagens? Se é vantajoso, como é feito todo o processo via terceiros?
Neste artigo, vamos tirar todas as suas dúvidas, deixando claro como funciona, as vantagens e desvantagens, além de entender como um sistema de Comex é fundamental para a sua empresa.
Então, não deixe de ler até o final! Vamos lá.
O que leva uma empresa importar via Trading?
São vários os motivos que levam uma empresa importar via trading:
- Know-how: terceirizar a complexidade de uma importação para uma empresa especializada, deixando de se preocupar com a parte complexa, burocrática, para focar no core business. Além disso, há tradings que acabam se especializando em determinados nichos de produtos, como aeronaves, vinhos, etc., aumentando os ganhos por terceirizar;
- Benefícios fiscais – ICMS: importar via Trading é poder aproveitar esses benefícios, uma vez que é comum que essas empresas estejam localizadas em estados que possuem benefícios sobre o ICMS que reduzem a carga tributária e, consequentemente, seu custo para importação;
- Otimização logística: a Trading pode ter base em vários locais, oferecendo maior eficiência logística, como em trazer seu produto por mais de um porto, dando maior dinamismo à logística e deixando o produto mais próximo do seu consumo;
- Redução de custos: a Trading tende a ter contratos com prestadores de serviços e operadores logísticos que geram maior economia, já que ela possui volumes maiores e, com isso, maior poder de barganha.
Basicamente, é reduzir custos, otimizar a operação e focar no seu negócio principal.
Como funciona a importação por terceiros
Na prática, temos dois tipos de empresa que importam via terceiros:
- Quem já compra no exterior e está buscando otimizar sua operação;
- Empresas que estão iniciando agora a comprar no mercado internacional.
Essas empresas buscam as Trading Companies para absorver de forma quase imediata o know how específico das importações, sem ter que passar pela fase árdua e custosa de aprender e fazer tudo sozinho.
Após o início das operações, a importação via Trading pode seguir por um de dois caminhos: por conta e ordem ou por encomenda.
Diferenças entre por conta e ordem e por encomenda
Hoje a importação por terceiros está dividida em duas modalidades:
- Por conta e ordem: aqui o cliente da Trading é o dono do produto durante todo o processo, de modo que a Trading é apenas um intermediador da operação;
- Por encomenda: por outro lado, na encomenda o cliente faz um pedido para a Trading, a qual faz toda a compra no mercado externo e depois faz uma venda (transferência) para o seu cliente, logo, nessa modalidade o risco é maior para a Trading.
Vale ressaltar que no passado havia maiores diferenças entre as duas modalidades, mas hoje acabam tendo um nível de semelhança relevante.
A NF da nacionalização da modalidade 0 de importação por conta e ordem é emitida como uma nota de transferência. Ou seja, quando os produtos são nacionalizados, a Trading emite uma NF transferindo a mercadoria para seu cliente.
Por outro lado, na modalidade por encomenda, a nota emitida pela Trading será de venda, e não de transferência.
Importante ressaltar que o tratamento jurídico é distinto entre essas duas notas. Porém, o procedimento operacional e follow-up são muito semelhantes.
Em resumo, a modalidade de conta e ordem oferece maiores riscos para o cliente, sendo a Trading solidária nas responsabilidades. Enquanto que por encomenda, os riscos maiores ficam por conta da Trading Company.
Como se inicia o processo
No processo por conta e ordem, a importação inicia quando você começa as negociações com o exportador estrangeiro, gerando o pedido de compra.
Esse pedido terá todo um follow-up, adiantamento financeiro ou não e depois será embarcado. Aqui, a Trading não tem uma relação direta com o exportador.
Vale destacar que a Trading pode oferecer o serviço de assessoria nessas etapas de negociação, mas sempre atuando em nome da sua empresa.
Por outro lado, na importação por encomenda, sua empresa coloca um pedido de compra diretamente com a Trading, que fará a compra no exterior junto ao exportador, assim como o follow-up.
Portanto, nessa modalidade é a Trading que faz toda negociação, follow-up, pagamentos e adiantamentos em seu próprio nome.
O que o cliente envia para a Trading
Na operação por conta e ordem, você envia o pedido de compra para o exterior. Assim, deve-se sinalizar a Trading sobre a operação e, principalmente, quando houver o embarque, deve acioná-la informando que o embarque aconteceu.
Enquanto isso, na importação por encomenda, essa comunicação já acontece de forma mais rápida. Afinal, o pedido de compra é feito diretamente com a Trading.
Geralmente, esse informe acontece via e-mail, ligação ou mesmo WhatsApp. Porém, o método ideal é realizar esse processo via um sistema de Comex.
Assim, o seu sistema de Comex se comunica com o software da Trading para que faça essa transação de forma bilateral, gerando lastro e processos de validação mais seguros.
O que se recebe da Trading
Tanto na importação por conta e ordem e por encomenda, o cliente da Trading recebe:
- Informações de follow-up de embarque;
- Fases de nacionalização e desembaraço;
- Solicitações de pagamento e despesas em nome dela;
- Nota fiscal ao final do processo;
- Notas fiscais de serviço dos honorários da Trading;
- Prestações de contas e documentações;
- E-mails de atualização.
Tudo isso pode ser feito através da conexão entre os sistemas de Comex. Assim, todos os relatórios e atualizações são repassadas para o seu sistema de forma automática para um acompanhamento muito mais próximo, ágil e assertivo.
Assim, um sistema de Comex que tenha conexões com o sistema da Trading via APIs é fundamental. Afinal, não será preciso ficar acessando portais de terceiros ou vasculhando seu e-mail toda vez que precisar de algum dado.
Como é o fluxo de comunicação, acompanhamento e follow-up das importações
Na grande maioria das vezes, acontece via e-mail, whatsapp, portal de follow-up ou aplicativo da Trading.
Porém, sabemos que há todo um time que precisa ser informado ou sua empresa lida com várias tradings que adotam padrões de comunicação diferentes. Assim, é preciso tornar tudo isso homogêneo para que sua empresa possa atuar sobre as informações.
Portanto, o fluxo de comunicação tanto de dados quanto de follow-up logístico é importante seja feito através de integração entre o sistema de Comex da trading e seu próprio software.
Através dessa integração, o fluxo de informações é otimizado, facilitando o envio de dados como:
- Ordem de pedido de compra;
- Informações do processo logísticos (datas, checkpoints, previsões, etc)
- Custos;
- Pagamentos a serem feitos;
- Pagamentos realizados;
- Cobranças;
- Acompanhamento aduaneiro.
Devo usar despachante terceirizado ou da Trading
Esse é um problema bem complexo. Antes de mais nada, é importante destacar que é possível ter os dois cenários ao mesmo tempo, ou seja, usar um despachante terceirizado e o despachante da Trading.
No caso da terceirização, haverá o desafio da comunicação triangular. Isto é, a necessidade de manter os três (sua empresa, trading e despachantes) na mesma página.
Por outro lado, contar com o despachante da Trading elimina essa barreira da comunicação, uma vez que não terá uma parte a mais para ser comunicada.
Porém, através do Conexos, é possível se conectar tanto com seu despachante quanto com a Trading.
Se todos utilizarem o Conexos, a comunicação será nativa, permitindo enviar e receber as informações de ambos de forma automatizada e facilitada, consolidando tudo o que está acontecendo em um só lugar.
Como funciona o uso de mais de uma Trading
Com mais de uma Trading, o acompanhamento dos processos começam a se tornar extremamente complexos, especialmente se também utilizarmos mais de um despachante.
Aqui o cenário mais indicado é a conexão entre o sistema de Comex de cada parte.
Aliás, algumas empresas deixam de implementar um software de comércio exterior porque a Trading acaba controlando tudo por elas. Contudo, pode acontecer da terceirizada deixar de prestar os serviços para sua empresa.
Dessa forma, seu negócio perderá todo o histórico da sua própria operação, dificultando os processos, impedindo análises estratégicas e tendo que prestar contas ao Fisco e não ter as informações, pois elas estão sob domínio da antiga Trading.
Então, é muito importante que sua empresa tenha o sistema de Comex. Com mais de uma trading, o software também ajuda a ter uma visão completa e detalhada da operação, possibilitando comparar custos e eficiência operacional entre seus parceiros.
Caso sua empresa e seus terceiros usem Conexos, nosso sistema está totalmente integrado para que sua empresa possa controlar com facilidade tudo que está sendo importado por cada empresa.
Fluxo financeiro no sistema de Comex via Trading
Antes de mais nada, tudo depende do acordo contratual com a Trading e da modalidade da importação, se ela é por conta e ordem ou por encomenda.
De todo modo, algumas despesas o cliente pode pagar diretamente e outras despesas podem ser pagas pela Trading.
Por exemplo, na conta e ordem, é comum que o cliente faça os pagamentos diretos ao exportador. Enquanto que por encomenda, a Trading que faz esse pagamento, ficando a cargo do cliente adiantar ou não valores para ela.
Quando o processo é por conta e ordem, e o cliente faz os pagamentos, é preciso informar a Trading sobre esses pagamentos.
Outro ponto importante é na contabilidade dos custos. Quando é feito o pagamento das despesas diretamente e já tenham sido contabilizadas no custo dos produtos, é preciso fazer o estorno dos valores em algum momento, uma vez que a nota fiscal da Trading já contempla esses valores. Caso contrário, será dada entrada duplicada dessas despesas.
Saiba mais: Descomplicando a contabilização de importações
Outro ponto importante de atenção é se há ou não adiantamento para a Trading. Por exemplo, digamos que na conta e ordem, sua empresa decide adiantar parte ou todos os valores para a Trading.
Por encomenda, é muito comum que haja o adiantamento dos valores, mas não há nenhuma legislação que torne isso obrigatório.
Importante destacar que quando o cliente financia uma importação (adianta os valores), ele vai cobrar os custos financeiros desse capital aplicado. Assim, pode ser que vale a pena custodiar algumas despesas ou adiantar valores.
Porém, se sua empresa tem um caixa mais apertado, a Trading também pode ser um instrumento de financiamento para que suas operações ocorram com um desembolso menor no início do processo.
O que o cliente recebe da Trading ao final do processo?
Por encomenda, o cliente receberá uma nota fiscal de venda, em que transfere-se a propriedade e posse do produto ao cliente final.
Já na operação por conta e ordem a nota fiscal será de remessa, transferindo a posse da mercadoria, uma vez que a propriedade sempre foi do cliente.
Na conta e ordem também é muito comum que o cliente receba uma nota fiscal de serviços, cobrando os honorários pelos serviços prestados pela Trading.
Em todo caso, ao final do processo a Trading emite uma prestação de conta, o famoso Relatório Gerencial. Nesse relatório é detalhado a operação, com toda a relação das despesas pagas, como elas foram alocadas em cada item da nota fiscal.
Por fim, também é importante receber uma série de documentos de importação para que sua empresa possa fazer sua guarda por pelo menos 5 anos. Isso é fundamental para que, caso sua empresa seja fiscalizada, possa prestar contas ao Fisco corretamente.
Como dar entrada nos custos no sistema de Comex
Após a emissão da nota fiscal de venda ou remessa pela trading, isso se tornará uma nota de entrada para sua empresa.
Você terá alguns valores dentro do XML da trading, como os impostos que são custos, despesas, que entram no estoque ou que entram na famosa conta gráfica.
Assim, é importante ter uma atenção especial no controle dessas informações que são recebidas para ratear os custos e despesas corretamente.
Desse modo, contar com um sistema de Comex é fundamental para gerar suas despesas, fazendo o controle das despesas da nota de entrada e demais custos até que o produto esteja no seu estoque.
Saiba mais: Descomplicando a NF-e de Importação
Como simplificar seus processos e sistema de Comex
O Conexos integra todo o fluxo de comunicação e dados
Como vimos, a operação de importação via Trading é bastante complexa, exigindo um ótimo controle de todo o fluxo de comunicação e dados.
Fazer esse controle de forma manual e com ferramentas inadequadas, como e-mail e WhatsApp, pode gerar enormes ineficiências e prejuízos.
Por isso, na Conexos Cloud oferecemos integração nativa com outros sistemas Conexos. Assim, sua empresa estará integrada com sua Trading para uma comunicação instantânea, assertiva e automatizada, consolidando os dados e permitindo a tomada de decisões assertivas.
Aliás, essa integração pode ser feita com quantos parceiros forem necessários. Ou seja, não importa se sua empresa atua com mais de uma trading e com vários despachantes – com o Conexos, tudo é centralizado e consolidado para uma gestão simplificada.
Mesmo que seus parceiros não utilizem o software Conexos, sua empresa ainda poderá se conectar à eles através das APIs.
Guarda de dados históricos
Se você é usuário do Conexos, você terá dentro do nosso módulo de Gestão Eletrônica de Documentos – GED, um local seguro para guarda de todos os documentos.
Aliás, documentos recebidos são automaticamente armazenados nesse módulo, facilitando sua gestão e prevenindo perda de documentos importantes.
Visão completa e detalhada
Como cliente do Conexos, o sistema de Comex oferece uma visão completa do follow-up, custeio, financeiro, entre outros. Assim, tendo uma independência total, seja com uma ou várias tradings e despachantes.
Com isso, você terá uma visão consolidada e histórica da sua operação, independentemente de quem esteja realizando o processo.
Evitará redigitação
Evite ter que ficar entrando dados no seu sistema de Comex toda hora ou fazer múltiplas entradas para um mesmo dado. Através da integração de software, as informações são preenchidas automaticamente.
Junto com os robôs da Conexos, os dados são processados para gerar insights importantes e facilitar a geração de relatórios.
Ganho de eficiência
Por consequência de tudo que comentamos até aqui, teremos um enorme ganho de eficiência entre todos os times envolvidos, desde o compras até o financeiro e fiscal.
Além disso, o uso de um software permite gerar relatórios precisos e personalizados para tomar melhores decisões, seja para fazer melhores compras, faturar com mais agilidade, planejamento tributário, entre outros.
Facilidade em operação com várias Tradings
Por fim, não poderíamos deixar de voltar a falar na importância da Conexos Cloud para operações com mais de uma Tradings.
Através do nosso sistema de Comex, toda sua operação é consolidada para oferecer uma visão completa e detalhada sob o seu comando. Assim, nada de ficar caçando e-mails, mensagens ou precisando entrar em diferentes portais de Tradings para acompanhar sua importação.
Por isso, investir em um software de comércio exterior é fundamental para aumentar sua competitividade, eficiência e reduzir os custos.
Quer descobrir como um sistema de Comex funciona na prática? Então, confira esse webinar gratuito que preparamos especialmente para você!
