Escolher um sistema ERP para apoiar a gestão de uma empresa não é uma tarefa fácil, muitas vezes pode ser um processo bem demorado e com tantos fatores que influenciam nessa decisão, isso se torna ainda mais complexo.
São múltiplas opções, que podem ser segmentadas, abrangentes, simples ou bem completas. Mas uma das decisões mais importantes durante esse processo é se a empresa irá optar por um sistema em nuvem ou um sistema ERP desktop (local).
Nesse artigo, vamos apresentar as principais vantagens e desvantagens dos dois tipos de sistema para contribuir com a sua melhor escolha.
Qual as diferenças entre os sistema ERP desktop e nuvem?
Para começar esse processo de escolha, é preciso entender o que é exatamente um sistema ERP desktop ou um sistema em nuvem.
O que é?
O sistema ERP local ou desktop, que também pode ser chamado de on-premise, é aquele que é instalado localmente nos computadores servidores da própria empresa, quando é adquirido uma licença do software. Com ele todo o acesso da empresa está limitado a ela, localmente.
Já o sistema em nuvem que também pode ser conhecido como SaaS (Software as a Service) é armazenado em um servidor externo e que pode ser acesso via internet através de qualquer navegador web. O termo em computação em nuvem significa acesso sob demanda de recursos de um computador, isso aumenta a capacidade de processamento da máquina e entrega uma usabilidade com muito mais flexibilidade.
Investimento
Outra diferença bem evidente é o valor de investimento para cada um desses tipos de ERPs. Quase sempre a solução inicial é escolher o sistema ERP com menor custo a curto prazo sem se atentar aos custos posteriores que poderão surgir.
Mas é preciso levar em conta os diversos fatores de investimento para cada um desses sistemas ERP, para ter certeza de qual é a mais vantajosa para a empresa.
Para um sistema ERP Desktop, é necessário um grande investimento inicial, pois além da aquisição da licença do software, será necessário a aquisição de hardwares, equipamentos periféricos, sistemas operacionais compatíveis, etc. Além de treinamento para toda a equipe de T.I que fará a manutenção e as demais que terão contato com o sistema.
Já os servidores em nuvem funcionam como um serviço de assinatura e por isso é necessário o pagamento de mensalidades, além disso existem apenas os custos de treinamento e implantação, que tendem a ser mais baratos por conta da menor complexidade.
Muitas empresas podem mascarar a sensação de excesso de custos quando investem um grande valor inicial, pensando que depois disso não irão ter mais nenhuma despesa, o que é um erro. Os custos com um ERP não deixam de existir, sempre será necessário manutenção do sistema.
Segurança
Quando se trata informação empresarial, a segurança é um assunto extremamente importante. Manter os dados de uma empresa sob domínio exclusivamente da empresa é uma das maiores preocupações dos decisores e empresários.
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Em um sistema ERP desktop toda a administração das informações fica sob controle da empresa e da sua equipe de T.I. e por isso existe a sensação de maior segurança. Porém, a necessidade de uma equipe de T.I. extremamente competente e uma vigilância bem atenta.
Já o sistema em nuvem, é operado por um fornecedor externo, fazendo com que exista uma falsa sensação de não segurança. Entretanto, já existem pesquisas que apontam que a maior parte das falhas de segurança em um sistema nuvem são causadas por uso inadequado da ferramenta.
E ainda, diferente da equipe de TI interna da empresa que além de ser responsável pelo sistema desktop tem que dividir seu tempo com outras funções, o fornecedor detém um time especialista trabalhando full-time para o desenvolvimento e segurança do sistema.
Flexibilidade
A flexibilidade é uma fator que impacta muito a produtividade de uma empresa. Por isso, é muito importante pensar nessa questão durante o processo de escolha de uma ferramenta ou fornecedor.
Sistemas desktop ou locais não dispõe de muita flexibilidade, o acesso fica restrito ao endereço da empresa a seus computadores e servidores fixos. Toda a sua usabilidade fica limitada dentro da empresa.
Diferente de um sistema em nuvem, que podem ser acessados de qualquer lugar onde tenha acesso à internet e um navegador web. Com isso, os usuários do sistema conseguem ter mais agilidade com os processos, quando podem cadastrar as informações em qualquer lugar que estiverem.
Principais vantagens e desvantagens de um sistema ERP Desktop
Vantagens
- A segurança das informações armazenadas está sob domínio apenas da empresa;
- Personalização do sistema;
- Controle sobre o processo de implantação;
- Quem gerencia o desenvolvimento e manutenção é o time interno de TI da empresa;
- Operações como atualização de versão, backup e gerenciamento de disponibilidade, necessitam ser bem gerenciados.
Desvantagens
- Investimento é mais imprevisível, pois além do grande aporte inicial podem existir outros custos surpresa;
- Custos escondidos;
- Apesar da segurança dos dados estar nas mãos da organização, a mesma pode não ser tão competente na gestão dessa segurança;
- A implementação pode ter uma duração longa;
- Existem riscos do sistema não funcionar corretamente durante uma atividade de risco.
- A medida que o fornecedor oferecer novas atualizações do sistema, podem surgir uma grande dificuldade para fazer essas atualizações.
Principais vantagens e desvantagens de um sistema em nuvem
Vantagens
- Os custos são previsíveis, e com isso existe a possibilidade de planejamento e organização financeira;
- O investimento inicial é muito menor;
- Não existem investimentos adicionais de infraestrutura, como hardware e periféricos;
- Maior estabilidade da ferramenta;
- As atualizações são frequentes e automáticas no servidor web;
- Flexibilidade de uso, pode ser acessado de qualquer lugar;
- Menor tempo de implementação;
- Suporte e atualizações estão inclusos na mensalidade;
- Atividades repetitivas e automáticas são feitas automaticamente pelo fornecedor;
Desvantagens
- Pode acabar tendo um custo maior ao longo do ciclo de vida do sistema;
- A segurança das informações internas da empresa está com o fornecedor;
- Geralmente sem muita personalização;
- Mais custo com mão de obra especializada;
- Riscos de alguma atividade importante não ser executada corretamente.
Qual a melhor opção para sua empresa, sistema em nuvem ou desktop?
O futuro está chegando cada vez mais rápido e a tecnologia em nuvem é uma das tendências mais em evidência atualmente na setor de ERP. Um sistema em nuvem oferece um serviço sob demanda, que pode ser adquirido de acordo com o que a empresa necessita e isso diminui drasticamente o custos o tornando mais acessíveis.
É importante ressaltar também que os sistemas ERP locais estão migrando sua tecnologia para a nuvem, o que por si só já mostra qual o movimento do mercado em direção a essa tecnologia.
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