Se você trabalha na área fiscal ou contábil, já deve ter ouvido falar no SPED Fiscal – uma das obrigações mais complexas e detalhadas que as empresas brasileiras precisam cumprir. Ele vai muito além de apenas declarar impostos: envolve o envio de informações precisas sobre operações, estoques e tributos, tudo em formato digital. E, claro, qualquer erro pode significar multas e problemas com o Fisco.
Neste artigo, vamos explicar de forma clara como o Sped Fiscal funciona, suas vantagens e os principais erros que você deve evitar. Continue lendo para entender como manter seu negócio em dia com o governo!
Mas, antes de abordarmos o tema central do artigo, é importante entender o contexto por trás do Projeto Sped, uma iniciativa que busca modernizar e integrar as obrigações fiscais e contábeis das empresas no Brasil.
O que é o projeto SPED?
Em 2007, o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) foi instituído por meio do Decreto nº 6.022. O Sped faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010) que visa informatizar, e modernizar a relação entre o fisco e seus contribuintes.
O Projeto Sped é composto por diversos módulos, cada um desses envolve a geração e transmissão de arquivos eletrônicos que os contribuintes devem entregar ao fisco, seguindo legislações e prazos específicos.
Abaixo, confira quais são os módulos do Sped e um breve detalhamento sobre cada um:
EFD ICMS/IPI (Escrituração Fiscal Digital do ICMS/IPI)
Utilizado para enviar ao fisco informações detalhadas de compra e venda, apurando ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).
Cada item de nota fiscal é lançado individualmente, incluindo contas de luz, telefone, frete, e transações com cartões. Também é por meio deste módulo que o inventário físico da empresa é enviado.
EFD-Contribuições (Escrituração Fiscal Digital do PIS, Cofins e INSS sobre a receita bruta)
Esse módulo é utilizado para registrar notas fiscais, contratos, recibos e extratos bancários, com o objetivo de apurar PIS, Cofins e INSS (Instituto Nacional do Seguro Social) sobre a receita bruta. Empresas que aproveitam créditos fiscais precisam detalhá-los cuidadosamente para garantir conformidade.
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ECD (Escrituração Contábil Digital)
Esse módulo envolve a escrituração contábil completa da empresa, refletindo todas as operações realizadas ao longo do ano. O maior desafio é garantir que as informações contábeis estejam coerentes com outros arquivos enviados ao fisco, especialmente para empresas sem um sistema integrado.
NF-e/CT-e (Nota Fiscal Eletrônica e Conhecimento de Transporte Eletrônico)
São documentos eletrônicos emitidos pela maioria das empresas comerciais e transportadoras, detalhando as operações de venda e transporte. Os arquivos XML gerados pela NF-e e CT-e são as principais fontes de dados para os programas do Sped.
eSocial (Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas)
Módulo que transmite eletronicamente ao fisco as informações da folha de pagamento, além de dados trabalhistas e previdenciários. Essas informações também são enviadas ao Ministério do Trabalho, Caixa Econômica Federal, Previdência Social e Receita Federal.
NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica)
Documento eletrônico gerado para registrar a prestação de serviços, desenvolvido pela Receita Federal em parceria com prefeituras. A NFS-e padroniza e melhora a qualidade das informações fiscais, além de reduzir o uso de papel e os custos para as empresas.
O Recibo Provisório de Serviços (RPS) pode ser emitido como contingência e convertido em NFS-e posteriormente. A NFS-e contém dados do prestador, tomador, serviços prestados, e o valor do ISS, calculado conforme a legislação municipal.
ECF (Escrituração Contábil Fiscal)
Substitui a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ) a partir do ano-calendário 2014, sendo entregue anualmente até o último dia útil de julho do ano seguinte. A ECF é obrigatória para todas as pessoas jurídicas, exceto as optantes pelo Simples Nacional, órgãos públicos, autarquias, fundações públicas, e pessoas jurídicas inativas.
Empresas obrigadas à ECD devem utilizar os saldos e contas da ECD no preenchimento da ECF. Em casos de extinção, cisão, fusão ou incorporação, o prazo de entrega é de até três meses após o evento.
e-Financeira
Conjunto de arquivos digitais relacionados a cadastro, abertura, fechamento e operações financeiras, além de previdência privada. Instituída pela Instrução Normativa RFB nº 1.571/2015, a e-Financeira deve ser transmitida ao SPED por instituições autorizadas a comercializar previdência complementar, Fundos de Aposentadoria Programada Individual (Fapi), e por instituições que captam, intermedeiam ou aplicam recursos financeiros. Sociedades seguradoras que comercializam planos de seguros de pessoas também estão obrigadas.
NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica)
Documento exclusivamente digital que registra operações de venda presencial ou entrega em domicílio ao consumidor final, sem gerar crédito de ICMS. A NFC-e substitui a nota fiscal de venda a consumidor modelo 2 e o cupom fiscal emitido por ECF, oferecendo uma alternativa eletrônica para documentos fiscais no varejo. Reduz custos para os contribuintes e melhora o controle fiscal pelas Administrações Tributárias, além de permitir ao consumidor verificar a validade e autenticidade do documento.
MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais)
Documento exclusivamente digital que vincula os documentos fiscais aos itens transportados em uma unidade de carga. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e pela autorização de uso concedida pelo Ambiente Autorizador.
Pontos de atenção que as empresas devem ter em relação ao SPED
Uma das principais questões que as empresas devem ter em mente ao lidar com o Sped é o nível de detalhamento das informações exigidas. Os programas do Sped são projetados para coletar dados fiscais com muito mais precisão e profundidade do que antes, permitindo que o fisco tenha uma visão minuciosa das operações da empresa.
Além disso, essas informações são processadas por sistemas capazes de cruzar e analisar milhões de registros em poucos segundos. Isso significa que qualquer inconsistência, erro ou omissão pode ser facilmente detectado, o que aumenta a importância de assegurar que os dados enviados estejam corretos e completos.
Manter um alto nível de precisão e conformidade é fundamental para evitar problemas com a fiscalização, como multas ou sanções decorrentes de irregularidades detectadas.
O que é o SPED Fiscal?
A Escrituração Fiscal Digital (EFD), popularmente conhecida como SPED Fiscal, é um arquivo digital obrigatório para todos os contribuintes do ICMS e do IPI. Ele foi criado como parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e tem o objetivo de modernizar e unificar o envio de informações fiscais pelas empresas para a Receita Federal e os fiscos estaduais.
A EFD substitui a escrituração manual de documentos fiscais em papel por um sistema eletrônico, permitindo um maior controle e transparência nas operações fiscais. Desde 2009, todas as empresas obrigadas ao ICMS e ao IPI precisam adotar o Sped Fiscal para enviar as suas informações fiscais de forma eletrônica.
Como funciona o SPED Fiscal?
O processo de envio do Sped Fiscal envolve algumas etapas importantes. Primeiramente, as empresas utilizam seus sistemas de gestão (ERP) ou sistemas fiscais para gerar o arquivo digital contendo as informações de operações fiscais, como compras, vendas, inventário e apuração de tributos.
O arquivo digital gerado é validado por um software oficial chamado PVA (Programa Validador e Assinador), fornecido pela Receita Federal. Esse programa verifica se o arquivo está de acordo com o leiaute exigido e garante a integridade das informações por meio de uma assinatura digital, que é obrigatória para dar validade jurídica ao arquivo.
Após a validação e assinatura, o arquivo é transmitido via internet para o ambiente do Sped, onde será processado pelas autoridades fiscais competentes. O prazo para envio do Sped Fiscal geralmente é até o dia 20 do mês subsequente ao período de apuração, mas isso pode variar conforme as legislações estaduais.
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O Módulo SPED do Conexos Cloud oferece uma solução robusta para a geração e transmissão dos arquivos do Sped Fiscal, trazendo uma série de benefícios importantes para as empresas.
Automação e integração total: o módulo gera automaticamente os arquivos SPED e os transmite diretamente ao fisco, sem a necessidade de ajustes manuais. Sua integração com outros módulos da plataforma, como os módulos Contábil e Fiscal, assegura que todas as informações fiscais e contábeis estejam sempre alinhadas, facilitando a gestão e evitando retrabalho.
Adequação fiscal e benefícios regionais: o Conexos Cloud permite a adequação fiscal por estado, possibilitando o enquadramento nos regimes especiais de cada região, o que pode trazer vantagens fiscais importantes para as empresas. Isso é especialmente relevante para operações de Trading Companies, onde a gestão tributária pode ser uma fonte significativa de ganhos.
Redução de custos e simplicidade: ao eliminar a necessidade de emissão e armazenamento de documentos físicos, o Módulo SPED do Conexos Cloud ajuda a reduzir custos operacionais. Além disso, a simplificação das obrigações acessórias resulta em um processo mais ágil e eficiente.
Conformidade e segurança: com a certificação digital e a validação automática, o módulo garante a validade jurídica dos documentos enviados, mantendo-os sempre em conformidade com as normas fiscais vigentes. Além disso, o sistema é atualizado constantemente para acompanhar as mudanças na legislação.
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Qual a importância do SPED Fiscal?
O Sped Fiscal desempenha um papel crucial no processo de modernização da fiscalização tributária no Brasil. A sua principal importância está na unificação e padronização da escrituração fiscal, que antes era feita em papel, dificultando o controle e análise pelo fisco.
Com o Sped Fiscal, as empresas podem reduzir a necessidade de manter arquivos físicos de documentos e garantir maior precisão no cumprimento das obrigações fiscais. Ao mesmo tempo, o fisco consegue aumentar a eficiência da fiscalização e identificar eventuais fraudes ou erros com mais facilidade, melhorando o controle da arrecadação de impostos.
Além disso, o Sped Fiscal substitui diversos livros fiscais em papel, como o Registro de Entradas, Registro de Saídas, Registro de Inventário, e os Registros de Apuração do ICMS e IPI, facilitando o gerenciamento dessas informações e eliminando redundâncias.
Vantagens do SPED Fiscal
A principal vantagem que a empresa tem ao gerar o Sped Fiscal é a otimização da prestação de contas sobre suas movimentações internas e externas, além da redução de inconsistências nas declarações de Imposto de Renda. Mas, existem outras vantagens que também podemos mencionar, como por exemplo:
- Processo digital: com o processo sendo digital, não é mais preciso consultar a Receita Federal para reunir todos os documentos exigidos, nem imprimir e entregar fisicamente uma pasta de documentos, aguardando sua validação. Atualmente, esse procedimento pode ser concluído em cerca de duas horas – desde o download do arquivo do Sped, seu preenchimento de acordo com as diretrizes, até o envio para o PVA.
- Custos reduzidos: como mencionado anteriormente, o Sped Fiscal permite que todo o processo seja realizado de forma digital. Isso resulta em uma significativa redução de custos, uma vez que elimina a necessidade de impressão de documentos, deslocamentos e o armazenamento físico obrigatório de pastas.
- Praticidade e aumento da produtividade: o Sped Fiscal oferece mais do que a simplificação do processo de entrega da declaração; ele contribui para otimizar a rotina das empresas. Com a digitalização, os colaboradores experimentam um aumento significativo na produtividade, pois podem trabalhar de forma mais integrada e organizada na geração dos documentos fiscais.
- Menos inconsistência nos dados: a integração automática das informações reduz o risco de inconsistências nos dados, diminuindo as chances de erros que poderiam resultar em multas e sanções, garantindo maior segurança e eficiência para as empresas.
Quais são os blocos do SPED Fiscal?
O arquivo do SPED Fiscal é estruturado em blocos, cada um contendo informações específicas. Os principais blocos são:
- Bloco 0 – Abertura, Identificação e Referências: contém os dados da empresa contribuinte e informações complementares.
- Bloco C – Documentos Fiscais I (Mercadorias): registra as notas fiscais eletrônicas e operações com mercadorias.
- Bloco D – Documentos Fiscais II (Serviços): contém informações sobre notas fiscais de serviços de transporte e outros serviços.
- Bloco E – Apuração do ICMS e do IPI: destinado à apuração dos tributos ICMS e IPI.
- Bloco G – CIAP (Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente): registra informações sobre movimentações de bens do ativo imobilizado.
- Bloco H – Inventário Físico: detalha o inventário de mercadorias em estoque.
- Bloco K – Controle da Produção e Estoque: relaciona a produção e movimentação de estoque das empresas industriais.
- Bloco 1 – Outras Informações: engloba informações complementares não abarcadas pelos outros blocos.
- Bloco 9 – Encerramento: indica o fechamento e totalização do arquivo digital.
Esses blocos são preenchidos automaticamente pelo sistema de gestão fiscal das empresas, com base nas informações fiscais registradas ao longo do período. Cada bloco contém um conjunto de registros detalhados, assegurando que todas as operações e apurações sejam devidamente reportadas ao fisco.
Quais empresas não são precisam entregar o SPED Fiscal? Há possibilidade de dispensa?
Como mencionamos, todos os contribuintes do ICMS e IPI são contribuintes obrigatórios do Sped Fiscal, entretanto existem exceções.
O contribuinte pode ser dispensado desde que essa dispensa seja autorizada pelo fisco da sua unidade federada e pela Secretaria da Receita Federal. Em alguns casos, a unidade federada pode, a seu critério, liberar o contribuinte da obrigação de entregar os arquivos exigidos pelo Convênio ICMS 57/95 – Sintegra, conforme previsto na cláusula terceira do Convênio ICMS 143/06.
Multas e penalidades de não entregar o SPED Fiscal
O não cumprimento da entrega do Sped Fiscal pode resultar em multas em duas esferas: estadual e federal já que o arquivo digital envolve tributos que afetam ambas as esferas. Portanto, é fundamental que as empresas realizem a entrega de suas obrigações fiscais dentro do prazo e acompanhem qualquer alteração na legislação.
Cada estado define suas próprias regras e penalidades conforme as normas da Secretaria da Fazenda local. E as multas federais são classificadas em três categorias principais:
- Atraso na entrega, com multa de 0,2% sobre a receita bruta, limitada a 1% da receita bruta total;
- Omissões ou erros, com penalidade de 0,5% sobre o valor da operação, também limitada a 1% da receita bruta;
- Não conformidade com os requisitos, com multa de 0,5% sobre a receita bruta no caso de desrespeito ao padrão estabelecido.
Além dessas penalidades, é crucial garantir a exatidão dos dados para evitar problemas com o fisco, que podem incluir a perda de benefícios fiscais. Outro ponto importante é que a empresa pode ter o direito de emitir notas fiscais suspenso, o que poderia gerar sérios impactos no fluxo de caixa e nas operações comerciais.
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Erros que devem ser evitados no SPED Fiscal
A complexidade fiscal no Brasil é notória, e as constantes alterações nas legislações, nos formatos de entrega e nos leiaute tornam o processo de envio do Sped Fiscal ainda mais desafiador. Diante disso, há alguns pontos críticos que devem ser observados para evitar erros comuns:
- Complexidade do processo: a quantidade e diversidade de informações exigidas são bastante amplas e detalhadas, o que requer atenção na coleta e formatação correta dos dados para envio.
- Atualizações na legislação: investir em tecnologia e qualificação da equipe é fundamental, mas não suficiente. É imprescindível que haja um acompanhamento contínuo das mudanças na legislação para garantir que todos os dados estejam sendo entregues de forma correta e atualizada.
- Preenchimento incorreto: erros na inserção de dados podem resultar em penalidades e retrabalho. A tecnologia é uma grande aliada, tanto para automatizar o preenchimento quanto para realizar verificações e evitar erros antes do envio.
- Integração de sistemas: muitas empresas operam com diversos sistemas simultaneamente, e um dos grandes desafios é assegurar que esses sistemas estejam integrados corretamente, evitando inconsistências nos dados.
O que fazer em caso de erro?
Caso ocorra algum erro no preenchimento ou envio do Sped Fiscal, as empresas podem enfrentar penalidades tanto em nível estadual quanto federal. Para minimizar esses riscos, é importante investir em tecnologia que automatize os processos e minimize a chance de equívocos. Ainda assim, nenhum sistema é infalível, e erros podem acontecer.
Quando um erro é identificado, é possível enviar um arquivo retificador, corrigindo os dados previamente enviados. É essencial verificar se a retificação foi aceita e processada corretamente pelo sistema do Fisco, garantindo que os erros foram devidamente corrigidos.
Retificação do SPED Fiscal: como funciona?
O contribuinte tem a possibilidade de retificar a EFD referente a um determinado período até o último dia do terceiro mês após o encerramento do mês da apuração, sem a necessidade de autorização da Secretaria da Fazenda. Após esse prazo, a retificação só será permitida mediante autorização expressa do fisco.
Como preparar seus dados para o SPED Fiscal?
Como as informações fiscais são coletadas de forma contínua ao longo do mês, a melhor maneira de garantir uma preparação eficaz é estabelecer processos bem definidos. Um bom planejamento pode incluir os seguintes passos:
- Realizar auditorias periódicas para garantir que os dados estejam em conformidade com os requisitos legais;
- Controlar e organizar notas fiscais e outros documentos pertinentes ao SPED Fiscal de maneira sistemática;
- Capacitar a equipe envolvida no processo fiscal, uma equipe bem treinada pode evitar erros ao preencher e revisar os dados, assegurando que tudo esteja correto antes da transmissão.
Qual é a diferença entre o SPED Fiscal e o SPED Contábil, e como eles se complementam?
O Sped Contábil visa digitalizar a escrituração contábil, substituindo a versão em papel pela Escrituração Contábil Digital (ECD). A ECD inclui a transmissão eletrônica de livros contábeis, como o Livro Diário, Livro Razão, e os Balancetes Diários, além de balanços e outras fichas que comprovam as movimentações financeiras da empresa.
Embora os dois módulos tenham finalidades distintas – o Sped Fiscal para controlar as obrigações fiscais e o Sped Contábil para registrar a escrituração contábil – eles se complementam ao garantir que as informações financeiras e fiscais da empresa estejam alinhadas e em conformidade. A integração entre eles permite que o fisco tenha uma visão mais completa das operações financeiras e tributárias, facilitando o cruzamento de dados e a fiscalização.
Ambos os sistemas exigem o uso de Certificado Digital para garantir a validade jurídica e a segurança dos arquivos transmitidos. O e-CPF é utilizado no Sped Contábil, enquanto no fiscal pode ser usado tanto o e-CNPJ quanto o e-CPF.
Prazo do SPED Fiscal atualizado para o ano de 2024
O arquivo deve ser gerado todos os meses separadamente para cada filial ou unidade da empresa, de acordo com as informações fiscais de cada uma. O prazo para manter esses arquivos e enviá-los é definido por cada estado. Normalmente, os prazos seguem regras estabelecidas pela Administração Tributária Estadual e são estabelecidos da seguinte forma:
| Estado | Prazo | Dispositivo Legal |
| Acre | Até o 25º dia do mês subsequente | RICMS/AC, Artigo 121-L |
| Alagoas | Até o 25º dia do mês subsequente | Instrução Normativa SEF nº 19/2009, Artigo 12 |
| Amazonas | Até o 12º dia do mês subsequente ————————— Até o último dia do mês subsequente | Decreto nº 28.841/2009, Artigo 19, inciso I ————————— Decreto 28.841/2009, Artigo 19, inciso II |
| Amapá | Até o 15º dia do mês subsequente | RICMS/AP, Anexo I, Artigo 222-U |
| Bahia | Até o 25º dia do mês subsequente | RICMS/BA, Artigo 250 |
| Ceará | Até o 20º dia do mês subsequente | Instrução Normativa nº 45/2009, Artigo 2º, inciso I |
| Distrito Federal | Até o 20º dia do mês subsequente | Instrução Normativa RFB nº 1685/2017, Artigo 12 |
| Espírito Santo | Até o 20º dia do mês subsequente | RICMS/ES, Artigo 758-J |
| Goiás | Até o 15º dia do mês subsequente | RICMS/GO, Artigo 356-N |
| Maranhão | Até o 25º dia do mês subsequente | Portaria GABIN nº 150/2015 |
| Minas Gerais | Até o 15º dia do mês subsequente | RICMS/MG, Anexo V, Artigo 12 |
| Mato Grosso do Sul | Até o 20º dia do mês subsequente | RICMS/MS, Anexo XV, Artigo 12 |
| Mato Grosso | Até o 20º dia do mês subsequente | Portaria nº 166/2008, Artigo 12 |
| Pará | Até o 15º dia do mês subsequente | Instrução Normativa nº 15/2023, Artigo 5º |
| Paraíba | Até o 15º dia do mês subsequente | Portaria GSER nº 101/2012 |
| Pernambuco | Até o 15º dia do mês subsequente ————————— Até o 20º dia do mês subsequente | ICMS – Portaria SF n º 126/2018, Artigo 5º ————————— IPI – Instrução Normativa RFB nº 1.371/2013, Artigo 12 |
| Piauí | Até o 15º dia do mês subsequente | RICMS/IPI, Anexo VI, Artigo 414 |
| Paraná | Até o 20º dia do mês subsequente | RICMS/PR, Artigo 382 |
| Rio de Janeiro | Até o 20º dia do mês subsequente | Resolução SEFAZ nº 720/2014, Artigo 2º do Anexo VII da Parte II |
| Rio Grande do Norte | Até o 15º dia do mês subsequente ————————— Até o dia 20 do mês subsequente (empresas optantes pelo Simples Nacional e Mercados) | RICMS/RN, Artigo 154 |
| Roraima | Até o 20º dia do mês subsequente | Decreto 4.335-E/2001, Artigo 289-G |
| Rio Grande do Sul | Até o 15º dia do mês subsequente | Instrução Normativa DRP nº 45/1998, Título I, Capítulo LI, Subitem 3.4 |
| Rondônia | Até o 14º dia do mês subsequente | RICMS/RO, Artigo 106 |
| Santa Catarina | Até o 20º dia do mês subsequente | RICMS/SC, Anexo 11, Artigo 33 |
| Sergipe | Até o 15º dia do mês subsequente | Portaria SEFAZ nº 073/2012, Artigo 9º, inciso II |
| São Paulo | Até o 20º dia do mês subsequente | Portaria CAT nº 147/2009, Artigo 10 |
| Tocantins | Até o 15º dia do mês subsequente | RICMS/TO, Art. 384-E |
