Booking Exportação: 6 pontos importantes para booking no embarque marítimo

Booking exportação ou Reserva de Praça são a mesma coisa, uma reserva de espaço dentro de um navio. É o pontapé inicial para efetivar o despacho de exportação.

Este é um dos momentos em que a operação com todos os envolvidos precisa ocorrer em sintonia, pois atrasos logísticos e burocráticos podem causar a perda do embarque e isso pode ocasionar custos extras e até a perda de um cliente.

Aprenda neste artigo o que é o Booking exportação marítima, como conseguir, quais informações são necessárias e o que fazer caso ele aconteça.

O que é Booking exportação marítima?

O Booking exportação é a formalização entre embarcador/exportador e armador, que assumem que há uma determinada carga que deverá ser embarcada em um container para o qual, portanto, o armador reserva um espaço.

Cada Booking vai originar um Bill of Lading (BL) e poderá ter um ou vários contêineres no mesmo Booking. Alguns armadores até utilizam o número do Booking, posteriormente, como número do BL.

É importante salientar que usamos o termo Booking geralmente para as cargas marítimas enviadas por containeres.

Para cargas enviadas em navios Breakbulk (“carga solta” ou carga-projeto), existe um documento chamado Charter Party (um contrato, portanto mais formal) ou Booking Note (um documento mais simples que o Charter Party, e bem menos usado). 

No dia a dia quando se tratar de cargas enviadas por navios Breakbulks você vai se deparar muito mais com o termo Charter Party do que Booking Note.

Uma grande diferença entre o Booking comum de containeres e o Charter Party é que, naquele, muitas vezes pode acontecer de você não receber multa do armador por não ter embarcado o container.

Contudo, com o Charter Party a história é bem diferente, afinal estamos falando de um contrato com um navio inteiro (ou parte dele) dedicado à sua carga e direcionado para a origem/destino que você solicitou, diferente de um navio de containeres que já tem uma rota pré-estabelecida. 

Então já imaginou quanto o armador de um navio Breakbulk poderia te cobrar por não embarcar na data pré-estabelecida?

Booking Exportação: como conseguir

Porém alguns armadores preferem que seja utilizada a sua própria plataforma online para fazê-lo.

Para solicitar um Booking serão requeridas diversas informações da carga, sobre as quais falaremos mais abaixo, mas saiba desde já que requer paciência, é bem difícil conseguir um Booking para o mesmo dia, seja através de agentes de carga ou diretamente com os armadores. 

Então, após o retorno dos agentes de carga ou do armador, eles informarão no Booking (normalmente um arquivo PDF que terá seu número próprio de referência) qual navio está reservado, informando o nome dele, número da viagem, deadlines de draft de BL, VGM (Verified Gross Mass / Peso Bruto Verificado) e deadline de carga, bem como Porto de Origem e Destino, Datas Estimadas de Embarque e Chegada (os famosos ETD – Estimated Time Departure e ETA – Estimated Time of Arrival) e o Free Time (cujo controle é de suma importância para evitar custos de Detention).

Booking Exportação: o que é um embarque “rolado”?

Embarque “rolado” ou Rolagem de Booking significa a transferência dos containeres já solicitados para outro Porto ou, mais comumente, para outro Navio.

E por que isso aconteceria?

Bom, temos muitas razões.

Primeiro é preciso enxergar o embarque exportação como uma orquestra e você, caro profissional de Comex, é o maestro, portanto tudo precisa estar em perfeita harmonia para que seja feito conforme o planejado e dentro dos dias e até horários pré-estabelecidos.

Embora você consiga se programar e planejar quase tudo, ainda é possível que fatores externos, alheios à sua vontade, como um canal vermelho, uma omissão do Porto, a falta de containeres ou, principalmente, um overbooking (falta de espaço no navio) causem a “rolagem” desse Booking, fazendo com que sua carga permaneça no terminal de embarque aguardando o próximo navio que o armador irá informar. 

Isso pode até “não te trazer mais custos” com o armador diretamente, pois quando o problema vem dele (como falta de container, omissão de porto e overbooking) eles já notificam por e-mail que, além do Booking ter “rolado”, as despesas de armazenagem no porto de embarque serão por conta deles, mas fique atento: é você que vai ter que conferir lá no final, quando o terminal te mandar a fatura, se realmente não estão te cobrando nada por estes dias a mais. 

Contudo, isso provavelmente não vai te livrar de uma multa com o importador (caso haja multa contratual por atraso), sem falar de processos com Carta de Crédito, que geralmente tem data limite de despacho no porto de origem. 

A “rolagem” também pode acontecer mais de uma vez, fazendo com que sua carga fique lá até que consiga ser embarcada, causando assim mais custos e atrasos.

Booking de Exportação: o que acontece se a carga não for embarcada a tempo?

Quando estamos falando de embarques por containeres geralmente não há maiores penalidades impostas por parte do armador, principalmente se a quantidade de containeres não é grande, porém pode ser que seja cobrada uma taxa, sim, em dólares e por container, caso o embarcador/exportador não efetive o despacho no navio designado, principalmente se o número de containeres for relevante. 

Isso é claramente informado quando o Booking é enviado ou ainda na etapa de negociação.

Informações importantes e necessárias para conseguir um Booking

Ao solicitar um Booking na exportação para o armador ou para o agente de carga, você deverá estar munido com algumas informações, que são:

• INCOTERMS;
• Se o INCOTERM for EXW ou FCA, que requerem uma coleta, as informações deste local também deverão ser enviadas;
• Porto de Embarque e Porto de Destino;
• Se é permitido transbordo;
• Data preferida para saída do navio e chegada na origem;
• Tipo de container;
• Peso e volume cúbico da carga;
• NCM e descrição da carga (principalmente se for IMO);
• Dados do embarcador/exportador e do importador;
• Tipo de pagamento (Prepaid ou Collect);
• Percurso (pode ser que você tenha alguma restrição do navio passar em algum país antes de descarregar sua carga, informação geralmente relevante para temas de seguro, carta de crédito e países com embargo).

Booking Exportação: atenção na hora de solicitar!

Solicitar um Booking exportação exige muita responsabilidade, pois você precisará saber quantos containeres e quais tipos de containeres serão necessários para que não haja imprevistos de sobrar carga ou espaço no container, de forma a ter o melhor aproveitamento. 

É necessário estar alinhado com a produção sobre a disponibilidade do material, pois o processo de fabricação pode atrasar e isso pode comprometer os deadlines e, consequentemente, fazer você perder este Booking. 

Solicitar Bookings com pouco tempo para operação (envio ao porto, unitização etc.) pode colocar em risco as etapas operacionais que precisam de tempo hábil para serem realizadas, aumentando a incidência de erros no processo, a pressão da equipe operacional e até a chance de acidentes pela pressa no manuseio da carga.

Portanto, a dica aqui é planejamento e acompanhamento, siga todas as dicas que passamos sobre as informações fundamentais que você precisa ter em mãos para solicitar um Booking e, depois disso, realize o Follow-up com todos os envolvidos até o navio finalmente zarpar com sua mercadoria.

E para ficar por dentro de mais dicas importantes para a gestão de atividades relacionadas ao Comércio Exterior, confira nosso webinar Como se tornar um gestor de Comex de Alta Performance!