Como arquivar os documentos de importação? Como conservar as notas fiscais referentes aos produtos que são enviados ao exterior? Esse é um desafio que deixa muitos profissionais preocupados com a quantidade de papéis que circulam pela empresa diariamente. Por isso, a atividade de digitalização de documentos é tão relevante.
O cotidiano das empresas que atuam no setor de importação e exportação de mercadorias é repleto de documentos, registros e comprovantes. A sua emissão é fundamental para garantir a legalidade das transações para vendedores e compradores, o que resulta na necessidade de lidar com o seu crescimento exponencial.
Esse é um desafio que exige cuidado para manter os arquivos em perfeitas condições. Conheça, então, quais são as vantagens desse processo e saiba como melhorar o controle das informações com essa ferramenta. Acompanhe!
Digitalização de documentos
Quais são as vantagens de manter os arquivos digitalizados?
A avaliação dos benefícios ajuda a decidir qual a melhor estratégia para a sua empresa. Assim, pode-se escolher entre arquivos físicos e digitais.
Adaptação aos portais eletrônicos
Com o objetivo de reduzir o consumo de papel nas operações de comércio exterior, muitos órgãos permitem a anexação de versões digitalizadas. Essa medida garante que os documentos podem ser entregues e disponibilizados para conferência sem a necessidade de deslocamento até o órgão.
Esse é o caso do Portal Único do Comércio Exterior que utiliza um módulo chamado de Anexação de Documentos Digitalizados. Esse também é o exemplo das iniciativas do Siscomex e da Receita Federal para contribuir para o fortalecimento das empresas brasileiras no cenário internacional.
Garantia de maior segurança aos documentos
É uma grande possibilidade que os registros em papel sejam danificados, extraviados ou mesmo desgastados com o decorrer do tempo. Por isso, a sua digitalização representa uma solução importante, pois:
- minimiza a incidência de erros;
- diminui a probabilidade de fraudes;
- mantém imagens com nitidez;
- reduz a perda de documentos importantes;
- garante uma acessibilidade restrita ao ambiente interno da empresa;
- reduz os custos com a aquisição de papel e materiais de impressão.
Redução de custos
A utilização de acervos digitais elimina a necessidade de manter depósitos para os documentos. Essa evolução permite que o arquivo seja substituído por servidores ou dispositivos, como HDs externos, que permitem a consulta com maior facilidade.
Como resultado, a economia é visível em termos de infraestrutura e pessoal para a conservação das versões impressas. Como os registros são convertidos para o formato digital, não há necessidade de amplos espaços para realizar a sua guarda.
Agilização dos processos
O tempo necessário para localizar e consultar documentos em papel pode ser otimizado com a utilização de arquivos digitais. Os processos de comércio exterior são naturalmente burocráticos e, muitas vezes, demandam longos períodos de espera para que cada etapa seja concluída.
Por esse motivo, é importante simplificar o acesso e a consulta dos registros. Isso é possibilitado com a utilização do processo de digitalização de documentos. A integração entre as áreas que estão envolvidas na cadeia de suprimentos também pode ser aprimorada. Com isso, as áreas de finanças, compras e transportes têm a oportunidade de examinar os arquivos.
Como implantar a digitalização de documentos na empresa?
A evolução dos sistemas de gestão foi responsável pela criação do ERP Inteligente ou I-ERP. Esse é um recurso criado para integrar departamentos e processos em uma única plataforma. A principal inovação fica por conta do aspecto referente à inteligência artificial.
Na prática, isso quer dizer que o programa aprende conforme realiza suas funções, tornando-as mais automatizadas e precisas. A sua eficiência pode ser aplicada à atividade de digitalização de documentos, o que representa um diferencial importante em um ambiente extremamente competitivo.
Esse é o tipo de sistema desenvolvido pela Conexos. Para conhecer os nossos sistemas integrados desenvolvidos para a gestão dos processos de Comércio Exterior, entre em contato pelo nosso site.
